Samenwerken draagt bij aan succes in elke organisatie. Wanneer iedereen op één lijn zit, komen de beste ideeën sneller tot leven. Dit zorgt niet alleen voor een sneller proces, maar helpt ook om betere beslissingen te nemen. Om efficiënt samen te werken is het binnen een project vaak wenselijk om de content van een GIS-portaal te delen met andere personen, teams of organisaties. Hiervoor zijn diverse mogelijkheden. Een eenvoudige optie die standaard inbegrepen is in ArcGIS, is het opzetten van een ‘Collaboration’. Dit is een koppeling tussen twee portalen, waarbij content in het ene portaal ook beschikbaar komt in het gekoppelde portaal. In dit blog leest u meer over de verschillende soorten Collaborations, wat de grootste voordelen zijn en hoe u deze realiseert.
Collaborations faciliteren diverse vormen van samenwerking binnen of tussen organisaties. Bijvoorbeeld het koppelen van twee ArcGIS-portalen binnen een organisatie, of het koppelen van portalen van verschillende organisaties om data eenvoudig uit te kunnen wisselen. Er zijn twee soorten Collaborations mogelijk: Partnered Collaboration en Distributed Collaboration. Bij een Partnered Collaboration wordt er een koppeling gemaakt tussen twee ArcGIS Online-portalen. Bij een Distributed Collaboration is er sprake van een koppeling tussen ArcGIS Online en ArcGIS Enterprise of tussen twee ArcGIS Enterprise-portalen. De voordelen zijn bij beide varianten hetzelfde: door de koppeling blijft de content in beide portalen gesynchroniseerd en zijn wijzigingen in beide omgevingen beschikbaar. Een Collaboration voorkomt dus dubbel beheer op de content en maakt de data in beide portalen betrouwbaarder. Daarnaast blijven gebruikers van de portalen naar dezelfde content kijken, wat de samenwerking ten goede komt.
Van schets naar Collaboration
Stel, je wil beter samenwerken en een Collaboration opzetten, waar te beginnen en hoe ga je te werk? Als architect maak ik altijd eerst een schets van de situatie. Teken de situatie dus letterlijk uit. Vervolgens is het zaak om goed te kijken naar de situatie en de behoeftes van de organisatie(s). Een Collaboration kan namelijk veel, maar niet alles. Collaboration ondersteunt bijvoorbeeld de meest gangbare itemtypes, maar niet alle. Bepaal dus vooraf of een Collaboration echt bij de situatie past. Platgeslagen zijn er – binnen zowel een Partnered als een Distributed Collaboration – twee smaken van de Collaboration. De eerste optie is ‘share as a reference’. Vaak is dit een web map of StoryMap die data uit een ArcGIS Enterprise-portaal weergeeft, waarnaar gelinkt wordt vanuit een ander ArcGIS-portaal. Zie het als een soort bookmark. Deze vorm is vooral bruikbaar bij openbare data. Wanneer het om een gesloten portaal gaat is het minder handig, omdat men dan bij het klikken op de link eerst moet inloggen. Bij de tweede optie, ‘share as a copy’, wordt ook de data zelf gekopieerd naar het gekoppelde portaal. Het komt zelden voor dat je echt alle content wil delen tussen twee portalen, dus het is belangrijk om aandacht te besteden aan welke informatie wel en niet gedeeld wordt. Uiteraard heeft Esri bij het maken van de software nagedacht over beveiligingsaspecten. Zo kan een Collaboration alleen worden opgezet met wederzijdse instemming van de beheerders van beide portalen.
Enkelvoudig beheer, meervoudig gebruik
Met een succesvolle Collaboration bereik je het architectuurprincipe ‘enkelvoudig beheer, meervoudig gebruik’. Dat wil zeggen: je verzet één keer werk dat in twee portalen beschikbaar is. Daarbij is het wel van belang dat de Collaboration op de juiste manier is opgezet. Wanneer dit niet het geval is, kunnen er onbedoeld dingen mislopen. Zo is het belangrijk goed op de hoogte te zijn welke data wel en niet gedeeld wordt in een Collaboration. Wanneer er een vinkje teveel aanstaat, kan een Collaboration bijvoorbeeld onbedoeld een datalek veroorzaken. Daarnaast is het zaak om goede afspraken te maken omtrent het delen van data. Wat mag een ontvangende partij bijvoorbeeld doen met de aangeleverde data en wat juist niet? Zorg er dus voor dat je goed de spelregels met elkaar afspreekt voordat je begint. Waar ik wel voorzichtig mee zou zijn is het opzetten van een keten van Collaborations. Wanneer er dan ergens iets niet goed staat, heeft dat invloed in de hele keten. Mijn advies is dus altijd om te beginnen met één Collaboration en pas een volgende schakel toe te voegen wanneer je zeker weet dat alles goed werkt.
Betrek een architect
Kortom, een goed werkende Collaboration maakt het samenwerken sneller en efficiënter. Maar het is van belang om goed te onderzoeken of een Collaboration precies doet wat u er van verwacht. Komt u er zelf niet uit? De architecten van Esri hebben veel ervaring met het opzetten en kennen de (on)mogelijkheden van Collaborations. Wij ondersteunen organisaties hier graag bij. We helpen graag bij het schetsen van de situatie en bepalen welke oplossing het best hierop aansluit, zodat uw Collaboration vanaf het begin doet wat u voor ogen heeft. Het betrekken van een architect in de beginfase kan veel tijd, geld en vooral teleurstelling schelen. Hiermee zorgt u ervoor dat uw Collaboration doet wat u ervan verwacht en voorkomt u in het ergste geval een datalek.
Meer weten over Collaborations?
Lees de beschikbare documentatie:
In contact komen met een architect? Informeer bij uw accountmanager of neem contact op.