Nederlanders willen graag samenwerken met de gemeente, maar worden op dit moment voor hun gevoel niet of nauwelijks betrokken bij het werk van de gemeente. Deze en andere opvallende onderzoeksresultaten publiceerde Vereniging Eigen Huis onlangs. Ik las in het rapport verder dat zo’n tweederde van de huiseigenaren ook vindt dat de gemeente onvoldoende communiceert over hun projecten. En driekwart van de ruim 7000 deelnemers geeft aan te willen samenwerken met de gemeente voor een betere leefomgeving.
Waarom nog geen samenwerking?
Het maakt niet uit met wat voor soort projecten; eigenhuis-bezitters willen samenwerken. Of het nu gaat om de aanleg van nieuwe wegen, herinrichting van parken of de sloop van gebouwen. En waarom werken gemeenten dan niet samen? Is het organisatorisch lastig, omdat de informatie intern teveel versnipperd is? Of ontbreekt er kennis over hoe je eenvoudig kan samenwerken? Is er angst voor weerstand of ‘meningen’? Is het omdat de werkzaamheden zijn uitbesteed aan aannemers en er geen afspraken zijn over communicatie?
Bron: Vereniging Eigen Huis, Bewonersinvloed bij plannen in de leefomgeving, februari 2018
Bron: Vereniging Eigen Huis, Bewonersinvloed bij plannen in de leefomgeving, februari 2018
Integraal samenwerken vraagt afstemming
De gemeente heeft een enorm breed scala aan verantwoordelijkheden voor de buitenruimte. Het is daarom inderdaad vaak lastig om uit een grote reeks van grote en kleine projecten (naast de daadwerkelijke uitvoering) ook nog te denken aan de inwoners.
Welke projecten zijn er binnen een gemeente bijvoorbeeld? Het riool of de weg is toe aan vervanging. Of: vanuit verkeersveiligheid moet een kruispunt een rotonde worden. En: het energiebedrijf wil graag de gasleiding vervangen.
Elke afdeling doet het werk vanuit zijn eigen vak en eigen begroting. Afstemming met andere afdelingen of organisaties maakt het lastiger en kost weer meer tijd. Ook al zijn daar soms winsten te behalen in de afstemming, door werkzaamheden te combineren, toch is dit lastig. Vaak komt dit ook omdat elke afdeling in zijn eigen beheerpakket en eigen wereld dit aan het inplannen is. Afstemming is dan een extra handeling. En dat is dan nog alleen de afstemming met andere vakinhoudelijke mensen, laat staan als je dat ook nog moet afstemmen met inwoners met minder kennis en soms andere belangen.
Organisatorisch afstemmen om kosten te besparen
Hoe pak je dit goed aan? Een groot aantal gemeenten is ermee bezig; het gaat om organisatorisch afstemmen van projecten, zodat afdelingen maar ook andere organisaties niet in elkaars vaarwater zitten en er kan worden samengewerkt. De eerste stap is weten ‘waar’ projecten worden uitgevoerd: wie is de contactpersoon, wat is de planning en wat zijn de werkzaamheden. Met dit centrale kaartbeeld heeft iedereen meer inzicht op wat er gaande is op het grondgebied.
De volgende stap is dan dit kaartoverzicht, of een deel van de gegevens, te delen met inwoners. Bepaal daarna wie er verantwoordelijk is. Het belangrijkste is dat de informatie eenvoudig, snel, overal bereikbaar en laagdrempelig is. Hoeveel kost deze extra taak? Niet veel tijd en het levert ook extra informatie op. Met ArcGIS Online kan iedere projectleider met een inlogcode zelf de projecten intekenen, aanpassen en delen met anderen. De afdeling Communicatie kan deze zelfde kaart, eventueel vereenvoudigd, presenteren op de website en eventueel aanbieden als abonnementsservice voor belangstellenden via e-mail of whatsapp. Als iedereen zijn projecten op de kaart zet, dan is het snel te zien met wie je iets moet afstemmen.
Weerstand van inwoners: creëer een open houding
Inwoners willen meer van hun gemeente. Hoe komt dat? Misschien zijn gemeenten bang voor de weerstand of reacties van inwoners van wat ze dan te melden hebben. Dat kan. Mensen ventileren eenvoudig hun mening. Dat gebeurt echter ook als je niet communiceert. Het is beter om vooraf informatie te verstrekken en inwoners zoveel mogelijk te informeren, in plaats van te wachten tot de ergernis vergroot.
Bovendien is de nieuwe wetgeving voor de leefomgeving ook een aanleiding om deze houding van een dicterende overheid naar faciliterende en open overheid te transformeren. De overheid kan zo co-creëren met haar inwoners. Het betrekken van aannemers bij de werkzaamheden kan door hen op dezelfde projectenkaart toegang te geven om hun planning in te vullen en eventuele wijzigingen direct zelf door te laten voeren. Ook dan kan het nuttig zijn als ze zelf kunnen zien met wie ze te maken krijgen bij de uitvoering in andere naastgelegen of overlappende projecten.
Integraal aan de slag
Op basis van het onderzoek van VEH is er dus een goede aanleiding voor gemeenten om in buurten met veel koopwoningen meer aan communicatie te doen over projecten. Voor de communicatie is het echter van cruciaal belang dat dit juiste en correcte informatie is en dat dit eenvoudig beheerd moet kunnen worden door de directe betrokkenen. Niet een extra taakje voor de afdeling Communicatie of voor het projectbureau, maar een integraal onderdeel van het werk van de projectleiders, waarbij de informatie eerst en vooral voor de projectbetrokkenen nuttig en informatief is. De afdeling Communicatie kan dan op basis van deze brondata een kaart publiceren die voor de inwoners inzichtelijk en begrijpelijk is.
Het kan met ArcGIS
De beschreven aanpak kan gerealiseerd worden op basis van ArcGIS met standaard configuratie, wat snel en eenvoudig te realiseren is. De meeste gemeenten in Nederland beschikken over een ArcGIS Desktop-licentie, waardoor ArcGIS Online direct beschikbaar is en een openbare projectenkaart direct is te realiseren, zonder extra onderhoudskosten.
Wilt u meer weten over hoe dit is aan te pakken met ArcGIS Online? We kunnen u in contact brengen met andere organisaties die dit al succesvol doen en we kunnen helpen dit in te richten op een manier zoals u dat wil en past bij uw gemeente.
Wilt u aan de slag met een projectenkaart om daarmee de inwoners beter te informeren over de lopende en komende projecten in hun buurt? E-mail naar content@esri.nl
