Informatiegestuurd werken via een kaart

Datastrategie voor een slimmere stad

De gemeente gaat over bijna alles in uw directe omgeving, bijna alle taken zijn gericht op werkzaamheden in de buitenruimte. Toch zijn er vaak binnen de gemeente slechts een paar specialisten die met een geografisch informatie systeem werken. Sinds kaarttechnologie ook op het internet beschikbaar is, is deze techniek in het bereik van meer medewerkers gekomen. En dat helpt. . Een losse melding over hangjongeren of over losse stoeptegels of slecht onderhouden groenvoorziening zeggen niets, de combinatie in een kaart geeft mogelijk aanleiding voor de wijkregisseur om in actie te komen. Tot nu toe gaat dat alleen als de Geo-afdeling de kaart maakt, maar dankzij dat internet kan de wijkregisseur dat nu ook zelf. De inhoudelijke betrokkenheid helpt. In dit artikel wil ik handvatten aanreiken aan informatiemanagers en geo-coordinatoren van een gemeente om invulling te geven aan de kansen die invoering van informatiegestuurd werken biedt.

Hoe zorg je dat alle medewerkers met kaarten zelf aan de slag kunnen? Hoe zorg je dat het geen wildgroei wordt en hoe zorg je dat de inhoudelijke kennis optimaal ingezet kan worden? Niet alleen van de geo-specialisten maar ook van de vakafdelingen.

Zelfredzaamheid
Maar hoe doe je dat en hoe zorg je er voor dat de medewerkers zelf aan de slag kunnen gaan met het uitvoeren van dit soort analyses? Hoe vinden zij data die ze direct in hun eigen werk kunnen gebruiken, zonder dat ze voor elke nieuw inzicht terug naar de “specialisten” moeten? Vaak leidt de vakinhoudelijke kennis tot andere vragen en vervolgvragen die weer tot beter inzicht kunnen leiden. Zo sporen techniek en inhoud elkaar aan tot verbetering.

Begint met bewustzijn
Het begint ermee dat de medewerkers de kracht van geografie begrijpen. Dat het combineren van gegevens op locatie toegevoegde waarde heeft. Daarnaast moet de techniek eenvoudig toe te passen zijn en de informatie betrouwbaar. Maar het begint bij verandering in het besef dat het nut heeft voor hun eigen werk.

Typekamer, voordat er Office365 was. Bron: DSM
Tekenkamer, voordat er WebGIS was. Bron: Spoorwegmuseum

Aanleiding
Een gemiddelde gemeente bestaat uit een paar honderd medewerkers waar er 1 a 2 medewerkers aangesteld zijn als team Geo-informatie of geo-informatiespecialist. Zij beheren de Geo-viewer en de onderliggende database. Vaak is deze gebaseerd op conversies en wordt de data uit meerdere interne bronnen bij elkaar gesprokkeld. De data is soms eenmalig ingewonnen, maar wordt vaak dagelijks onderhouden in beheersystemen en registraties, meestal door een andere afdeling.

De kadastrale kaart met de eigenaren en rechthebbenden op percelen is vaak het meest gevraagd. Daarnaast zie je vaak ook behoefte aan de beheergegevens van de afdeling Openbare Ruimte. De organisatie vraagt vaak een kaartje bij een beleidsstuk of memo dat als PDF of JPG erbij gevoegd kan worden. Ook de papieren plot wordt nog wel gebruikt in een overleg met belanghebbenden. Elke wijziging in deze kaarten moet door de geo-specialisten worden aangepast en opnieuw aangeboden aan degene die gevraagd had om het eindproduct. Het model van de ‘typekamer’ of in dit geval de ‘tekenkamer’. Dat is bij een enorme toename van ‘geografische” informatie niet meer te bolwerken door een geo-afdeling. De gemeente, of welke andere organisatie dan ook, zal naar een ander model van informatie verwerken toe moeten.

Samenhang tussen processen
Omdat veel meer processen en taken digitaal ondersteund worden en ook een geografische relatie hebben met andere processen en taken is er meer afstemming nodig. Een reconstructieproject van de ene afdeling heeft direct gevolgen voor de afdeling Rioolbeheer of voor het evenement dat in stad wordt georganiseerd. Horizontale afstemming en het voorkomen van faalkosten worden steeds belangrijker voor de steeds complexere wereld.

Naast het afstemmen van werkzaamheden onderling is ook begrip over de ontwikkelingen in de stad steeds meer van belang. Zowel terugkijkend als voorspellend.  Dat vereist een andere manier van werken, want tot nu was het vooral de registraties op orde houden, minder het gebruiken van de informatie, laat staan het analyseren. Hierdoor is het ook niet meer mogelijk dat alles via de 1 a 2 medewerkers van de afdeling geo-informatie gaat, maar ook de vakafdelingen zelf aan de slag moeten. Dat kan voor beleidsmedewerkers betekenen dat zij zelf een storymap gaan maken, omdat die immers zelf het beste de achtergrond van hun beleid weten.

Fasering in de transformatie
Om de digitale zelfredzaamheid van een organisatie te vergroten, is mij gebleken dat er een aantal fasen te ontdekken is, die steeds terugkeren bij deze organisatieverandering. Hieronder wordt iedere fase toegelicht. Dat hoeft niet sequentieel maar de individuele stappen zijn wel vaak te onderscheiden in de ontwikkeling van de organisatie.

Fase 1) Erkennen
Vaak hoor je in deze fase de afdeling Geo-informatie argumenten gebruiken om nog niet te beginnen aan het inzetten van andere medewerkers: “We hebben het als geo-informatie te druk” of “Dat levert ons als geo-informatie nog meer werk op” of zelfs “Dat kunnen de andere medewerkers helemaal niet zelf”.

Allemaal weliswaar valide argumenten maar geen sterk punt als je beseft dat je het niet meer alleen af kunt. Het is ook zo dat ze het te druk hebben, dat is juist het punt. Doordat er steeds meer vraag is naar digitale ondersteuning en het vaak de “handige” jongens en meisjes zijn binnen de organisatie, komt alles bij hen terecht. In eerste instantie zal dit voor meer vragen en ondersteuning zorgen en verlangen. Niet zo zeer voor het maken van producten, maar ook het uitleggen en begeleiden van medewerkers. Ook zullen er meer vragen komen over de inhoud en kwaliteit van gegevens, zeker als die nog niet goed beschreven is.

Vaak hoor je ook als argument “maar dan ontstaat er een wildgroei aan te beheren producten”. Dat mag dan zo zijn, maar dat heeft ons ook nooit ervan weerhouden om Word of Excel aan medewerkers uit te geven, ook daar is een wildgroei aan documenten en spreadsheets ontstaan. Niet alle documenten en spreadsheets halen echter de status van “kern-registratie” of archiefwet-waardige brieven. Dus dat moeten we organiseren!

Wildgroei in een archief Bron: Dayanita Singh

Fase 2) Zelf beheren
Veel werk van een afdeling geo-informatie zit ook in het heen-en-weer converteren van gegevens. Het aanleveren van data aan aannemers en het weer terug inlezen van inspecties. Of het omzetten van excel-lijstjes van medewerkers en shapefiles van adviesbureaus in kaarten. Je ziet zelden dat een afdeling geo-informatie zich daadwerkelijk bezighoudt met maken van een analyse. Wat is waar? En waarom is dat daar? Kunnen we voorspellen waar de komende maanden meldingen gaan komen over onkruid, wateroverlast, verzakkingen of bewonersinitiatieven? Het is vooral zorgen dat de registraties actueel blijven.

In deze fase zie je dan ook dat de vakafdelingen met een kleine registratie van bijvoorbeeld de beeldende kunstobjecten dat zelf gaat beheren. De afdeling geo-informatie maakt een kaartlaag voor punt-objecten aan met een aantal kenmerken en domeinwaarden. De beheerder van de beeldende kunstobjecten prikt de objecten in de kaart en houdt zelf de beschrijving en foto’s bij. De afdeling geo-informatie heeft er geen omkijken meer naar en de vakafdeling heeft geen eigen “excel-lijstje” meer met locatieomschrijvingen. De organisatie heeft echter een goed beheerde informatiebron erbij die door meer mensen, afdelingen en organisaties gebruikt kan worden in andere processen. Zo zie je dat nu ook ontstaan bij veel gemeenten voor bladkorven, strooiroutes en invalideparkeerplaatsen.

Een andere vorm van tijdbesparing zit in het digitaal ter beschikking stellen van het bestek voor de aannemers in de aanbestedingsfase en daarna in het digitaal ter beschikking stellen van de uit te voeren werkzaamheden. De aannemer krijgt een inlogcode van de gemeente en geeft direct bij de melding of het object aan wat en wanneer hij of zij heeft uitgevoerd. Dat scheelt veel tijd (denk aan 50%) in de controle door de toezichthouder en de coördinator voor het goedkeuren van de facturen.  In deze fase zit het beheer van de informatieproducten dus nog steeds bij de afdeling geo-informatie maar het beheer van de inhoud ligt bij de verantwoordelijke die er ook belang bij heeft dat het klopt. De geo-informatie afdeling kan immers niet beoordelen of dat standbeeld er nog staat of dat de aannemer wel of niet zijn werk goed heeft gedaan.

Zelf beheerde content door de vakafdeling. Bron: https://assen.maps.arcgis.com/apps/Shortlist/index.html?appid=211a396560f64c6e9c7ce5dc52503981

Fase 3) Communiceren
Soms is het simpel presenteren van de gegevens niet genoeg. Een gemeente wil graag goed uitleggen waarom beleid wordt gemaakt en wat de gevolgen of keuzes zijn van dit beleid. Vaak zag je dan een enorme PDF verschijnen met 80 pagina’s uitleg en teksten die moeilijke en vaak ambtelijke taal bevatten. Je moet echt in het vak zitten om dat te begrijpen als je al de moeite nam om dit allemaal te lezen.

De gemeente wil dit laagdrempeliger en eenvoudiger kunnen presenteren aan de inwoners en belanghebbenden. Het moet korter, visueler en ook duidelijk zijn wat dat voor de individu betekent. Een informatieproduct waarmee je op je eigen adres (NIMBY) kan bekijken wat het beleid betekent voor jezelf. Dat betekent dat je goed moet indenken wat de behoefte is van de lezer en vooral ook de inhoud goed beheerst om dat kernachtiger te kunnen beschrijven. Dat is daarmee dus ook meer een rol voor de beleidsmedewerker.

Een storymap is daartoe een prachtig hulpmiddel dat inmiddels bijna een miljoen keer is gebruikt om een verhaal te vertellen (bron: https://www.esri.com/about/newsroom/arcnews/arcgis-storymaps-the-next-generation-of-map-based-storytelling/ ). Dit is niet iets wat een geo-informatie afdeling er even bij doet, dat moet de beleidsmedewerker echt zelf kunnen invullen, aanpassen en beheren. Dat wil een beleidsmedewerker ook graag omdat het hen helpt in hun werk. Hooguit zie je soms dat de afdeling geo-informatie nog zorgt voor het bijbehorende kaartje, maar ook dat is al vaak door de beleidsmedewerker aan te passen in een betere kleurstelling of uitsnede naar specifieke locaties.

Storymap van gemeente Amsterdam waarom het Mr. Visserplein anders wordt ingericht: https://amsterdam.maps.arcgis.com/apps/MapJournal/index.html?appid=a03f753247c6457299a8c52cf8d816b6#map

Fase 4) Monitoren
Een beeld zegt meer dan 1000 woorden, maar een dashboard spreekt managers veel meer aan. Als er een kaart wordt getoond van de meldingen of de projecten is dat leuk, maar als een dashboard toont hoeveel meldingen er nog niet zijn afgehandeld of hoeveel projecten er dit jaar worden uitgevoerd zitten de managers opeens op het puntje van de stoel.

Waarom is een dashboard zo interessant? Een dashboard geeft verschillende perspectieven op een vraagstuk door data in samenhang te visualiseren in grafieken, diagrammen, kerncijfers, indicators en een kaart. De cijfers geven de kale feiten, een diagram toont de verhouding, een indicator laat zien hoe iets ervoor staat en de kaart toont waar het gebeurt. Het maken van een dashboard is tegenwoordig niet meer zo moeilijk. Tellers en staafdiagrammen zijn in een oogwenk gerealiseerd. Maar wat is een relevante indicator? Is het aantal projecten relevant? Of het aantal inwoners dat gemoeid zijn met een project of duur van de wegwerkzaamheden in relatie tot de bereikbaarheid? Ook dat moet je niet aan de afdeling geo-informatie vragen, maar aan degene die het dashboard gaat gebruiken om mee te sturen. Wat zijn de knoppen waar de manager aan wil of kan draaien?

Je ziet in deze fase dat de stafafdeling dashboards gaat maken en onderhouden die aansluiten bij de behoefte van de managers. De rol van de geo-specialisten is het beschikbaar stellen van de informatiebronnen. Beleidsmedewerkers en stafafdelingen kunnen op basis van sleutelwoorden gegevens zoeken en zien in de beschrijving of en hoe ze de informatie mogen gebruiken. Het is dan belangrijk om de informatiebronnen zo fijnmazig mogelijk op te zetten. Dan kan je het bronbeheer beter organiseren en bij het gebruik beter combineren met andere gegevens.

Meldingen Openbare Ruimte in een dashboard Bron: gemeente Wageningen

Fase 5) Contentbeheer
In deze fase komt het besef dat een dashboard, storymap of een bestek betrouwbaar moet zijn voor de gebruiker. Dat dit niet een niet-onderhouden hobby-project van een medewerker is. Net als een brief van de gemeente een kenmerk heeft en dit op het briefpapier van de gemeente staat, moet ook een digitaal product een stempel krijgen. Wij noemen dit ook wel contentbeheer, vergelijkbaar met het contentbeheer van de website van de gemeente.

Wat je vaak wel ziet in deze fase is dat naast de formele registraties ook tijdelijke bestanden worden gebruikt in de informatieproducten. Dit zijn bestanden met heel specifieke gegevens uit een specialistisch systeem die normaliter niet centraal beheerd worden. Daarmee is het informatieproduct kwetsbaar. Het is erg afhankelijk van degene die het gemaakt heeft, de data beheert of de informatie betrouwbaar is. Het nadeel van harde cijfers en managers is dat er conclusies getrokken worden, het staat in het dashboard, dus dan is het waar! Dit resulteert daarmee ook in een veranderende rol voor de geo-afdeling. Niet alleen beschikbaar stellen van gegevens, maar ook controleren of het beheer geregeld is en wie er verantwoordelijk is voor de inhoud en kwaliteit van de gegevens. Een geheel andere rol en daarmee ook andere taak. Dat hoeft niet te betekenen dat ze alles zelf moeten doen maar wel dat het contentbeheer georganiseerd moet zijn.

Iedereen van de gemeente is vrij om brieven te typen in Word of berekeningen in Excel of in dit geval informatieproducten in het portaal te maken. Maar zodra het meer is dan een probeersel en de organisatie er op moet kunnen bouwen, moet het overgedragen worden en beheerd volgens de afspraken. Het criterium dat we daarbij hanteren is: “is het erg als het informatieproduct verdwijnt als de bouwer uit dienst gaat?”. Als het antwoord daarop “Ja” is dan is het dus iets dat overgedragen moet worden aan de organisatie. Of in de termen van Word en Excel, dat het in het Document Management Systeem van de GIS producten komt.

Het moet ook direct duidelijk zijn voor de gebruiker dat er een stempel op staat, dat je het mag gebruiken binnen de voorschriften die er voor staan en dat het onderhouden wordt. Dat vereist een protocol voor overdracht en een organisatie van rollen. Want uiteindelijk gaat het bij informatievoorziening om vertrouwen in de gegevens en de mensen die de gegevens beheren.

Rollen bij contentbeheer
Een rol van Poortwachter, die bekijkt of het product inderdaad goed beschreven is, of het beheer en of het eigenaarschap van de data en het informatieproduct helder is. De rol Eigenaar of Contentverantwoordelijke is hierbij belangrijk omdat die de inhoudelijke vragen kan beantwoorden en beoordelen of de informatie klopt. Als laatste is er ook een rol voor iemand die het informatieproduct kan onderhouden, de Ontwikkelaar. Dat hoeft niet iemand anders te zijn dan de Eigenaar maar kan vaak wel.

De valkuil is om het al deze rollen neer te leggen bij de geo-afdeling zodat die nog steeds niet ontlast wordt. Beter is om die meer de rol van Poortwachter te geven en organisator van het contentbeheer. Bij de vakafdeling kan dan het inhoudelijk beheer en eigenaarschap belegd worden. Dat vereist wel wederzijds vertrouwen, en de ervaring leert dat dat het moeilijkst is van deze organisatieverandering.

In de ontwikkel en acceptatiefase van het informatieproduct is het immers prima als dat onder de naam van de persoon zelf gebeurt. Zo lang er nog geen beleidskeuzes of beslissingen genomen worden is het aan de Eigenaar en de Ontwikkelaar om het product te verfijnen en geheel naar wens te maken. Pas als het “geaccepteerd” is door de Eigenaar als volwaardig informatieproduct, wordt het spannend en moet het overgedragen worden aan beheer. Naast het beheer van het informatieproduct is het beheer van de onderliggende data natuurlijk misschien wel belangrijker dan het product. Zonder dat is de betrouwbaarheid van de informatie immers niet te garanderen.

Samenwerken met andere afdelingen vereist ontschotting en daarmee vertrouwen in elkaar

Fase 6) Samenwerken in de keten
Als het contentbeheer op orde is en de organisatie durft met informatieproducten, die tot stand zijn gekomen door niet-geo medewerkers, naar buiten te komen treedt er een nieuwe fase aan. Samenwerken met ketenpartners, inwoners en bedrijven. In het geval van de ketenpartners betekent dat de gemeente niet alleen het eindproduct maar ook de onderliggende databronnen gaat delen met bijvoorbeeld het waterschap. Zodat de ketenpartner die informatie direct kan gebruiken in de eigen informatieproducten. Bijvoorbeeld de snoeiplanning van bomen van de gemeente langs de waterlopen of de reconstructieprojecten.

Andersom kan de gemeente ook informatiebronnen van de ketenpartners gaan gebruiken zoals de vervanging van gasleidingen door het nutsbedrijf. Uiteindelijk zal dit leiden betere afstemming tussen ketenpartners en verminderde administratieve last en hopelijk ook tot betere informatie waarop beter beleid gemaakt en uitgelegd kan worden.

De veranderende rol van geo-afdeling in het maken, beheren en delen van informatie.

Samenvatting
Veel gemeenten zijn actief met informatiegestuurd werken. Dit wordt gedreven vanuit de behoefte meer uit de data te halen dan ze nu doen. Het werken met geo-informatie was daarentegen vaak een specialistische bezigheid van een select gezelschap. Tegenwoordig met de komst van internet-technologie en toepassingen als Google Maps en TomTom is het voor iedere medewerker binnen handbereik. Maar hoe organiseer je dat?

De ervaring bij andere organisaties leert dat er meerdere fasen zijn te ontdekken. De fase van erkenning dat er behoefte bestaat in de organisatie van meer zelfredzaamheid door de vakafdelingen. De fase van het zelf laten beheren van de gegevens in een centrale omgeving zonder uitgebreide beheersystemen aan te schaffen. De fase van het meer naar buiten communiceren via kaarten naar inwoners en aannemers, waarbij context en specifieke toepassing belangrijk is voor de acceptatie. De fase van het ook ruimtelijk willen begrijpen van indicatoren in een dashboard. Niet alleen de gemiddelde getallen van de buurt, wijk of gemeente maar wat gebeurt waar? en waarom daar? Uiteindelijk en dat is de fase, waar de meesten mee worstelen, de fase van het goed beheren van al deze informatieproducten. Had je vroeger maar één GIS viewer heb je nu een veelheid aan taakspecifieke en gerichte informatieproducten en hoe houdt je dat op orde en beheerd? De fase waarin je niet meer met bestanden heen en weer pingpongt met ketenpartners maar op een structurele manier met elkaar samenwerkt via webservices. Met de juiste rechten is technisch goed mogelijk maar voor velen nog een brug te ver. Kortom een veelheid van ervaringen met informatiegestuurd werken via de kaart door de medewerkers van de organisatie zelf.

Volgend Artikel

Bereid nu voor op de volgende grote stap in ArcGIS Online Security

Lees dit artikel