Waarom zou je moeten samenwerken? “Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder” zou ik alvast als tegeltjeswijsheid willen poneren.
Samenwerken is informatie delen en samenwerken aan een gezamenlijk resultaat. Dus niet alleen voor je eigen belang gaan maar voor het grotere geheel efficiënter, effectiever en voor minder faalkosten gaan. Het is natuurlijk vaak al lastig om binnen de organisatie samen te werken. Bijvoorbeeld: “wat heb ik met bomen te maken als ik verantwoordelijk ben voor verkeer?”. Laat staan als je ook nog moet samenwerken met externen zoals aannemers of ketenpartners. Het is niet ongebruikelijk dat een gemeente een aanschrijving krijgt van een waterschap over het snoeien van de bomen naast schouwsloten, maar dan wel als PDF van 24 kantjes. Of een aannemer die liever met zijn eigen software werkt en dan PDF’s of Excellijsten gaat sturen met uitgevoerd werk. Dat is voor elke partij individueel sneller en makkelijker maar voor grotere geheel foutgevoeliger, vaak duurder en duurt vooral langer qua doorloop en afhandeling.
Samenwerken in de cloud:
- bespaart faalkosten/fouten
- voorkomt verwarring over wanneer wat door wie is gedaan
- kost meer afstemming maar levert ook veel tijdwinst op (soms wel 50% in afhandeling en afbetaling)
- voorkomt heen en weer sturen van bestanden en conversies
In het kader van samenwerken is er dus ook grotere kans op besparen. Het is het goed om scherp af te wegen wie wat doet en welke verantwoordelijkheid wie heeft in de samenwerkingsketen. Focussen op waar je als organisatie zelf voor aan de lat staat voorkomt dat er dubbel werk wordt gedaan en dus dubbele kosten ontstaan. Of erger, verwarring door verschillen in interpretatie en/of informatievoorziening.
Samenwerken gaat het beste via een Service Oriented Architecture (SOA) waarbij elke partij de eigen informatie deelt met de ketenpartners en definieert wat elke partner mag zien en wijzigen. Concreet voorbeeld: een gemeente deelt de webservice met de bomen die geveld moeten worden, met de aannemer. De aannemer gaat aan het werk en de aannemer mag alleen aangeven welke bomen hij al heeft afgehandeld. De gemeente weet zeker dat er geen ruis is over welke bomen het gaat, ziet direct wat de voortgang is en kan de toezichthouder de facturatie direct laten goedkeuren.
En hier komt de cloud om de hoek kijken. Een betrouwbare cloudomgeving, waarbij de opdrachtgever eenvoudig data kan afschermen, delen met de juiste afnemers en de juiste rechten kan toekennen. Laat het duidelijk zijn: het gaat om samenwerken en kosten verminderen in het gehele proces waarbij ook nog eens fouten worden voorkomen. Dus geen PDF’s, shapefiles of Excel-files heen en weer sturen maar via de cloud werken met dezelfde gedeelde data. Bovendien wordt met deze manier van werken de doorlooptijd verkort – iedereen werkt immers samen in dezelfde gegevensbron.
Het gaat daarbij ook primair om het gemeenschappelijk gebruiken van dezelfde data. Het gaat niet per se om de app, een tool of een viewer. Tegenwoordig is in een moderne cloudomgeving een app voor een specifieke taak, volledig afgestemd op de werkzaamheden van een bepaalde gebruiker, snel zelf te configureren. Zelfs een vakspecialist zou dat kunnen doen, zodat de functionaliteit van de app optimaal aansluit op de werkzaamheden en de praktijk.
ArcGIS Online is zo’n omgeving waar dat eenvoudig kan met een breed scala aan configuratiemogelijkheden. Zonder programmeerkennis is een taakgerichte app te configureren. Ook het delen met uitvoerders en ketenpartners is in ArcGIS Online eenvoudig via groepen op te zetten.
Voordeel van ArcGIS Online of SaaS in het algemeen is dat de software-updates automatisch gaan en het geen extra kosten met zich meebrengen. Extra gebruikers kunnen worden toegevoegd terwijl de omgeving qua performance meeschaalt met de behoefte.
Mocht u meer willen weten over hoe de samenwerking met aannemers of ketenpartners opgezet kan worden ? Neem dan gerust contact met me op.
