Handhaving op de kaart biedt waterschappen overzicht en inzicht
Toezicht houden, opsporen en handhaven zijn drie kernactiviteiten van waterschap Vechtstromen. Het is een flinke klus om deze activiteiten efficiënt en overzichtelijk uit te voeren. Sinds 2015 werkt het waterschap met de veldwerkapps van Esri. Via een app verwerken de handhavers data uit het veld. De app is doorontwikkeld tot een applicatie die sinds januari 2021 wordt ingezet bij elke stap in de cyclus: van planning en uitvoering tot gegevensverwerking en monitoring.
Johan Reefman is senior-adviseur Informatiemanagement bij waterschap Vechtstromen. Hij stelt dat de app het werk van de handhavers overzichtelijker heeft gemaakt: “Met Handhaving op de kaart hebben we alle werkzaamheden in één app ondergebracht.” Ook Henk Langeler, medewerker Toezicht en Handhaving bij het waterschap, vindt het nieuwe systeem een vooruitgang. “Voorheen bestonden onze systemen, zoals het planningssysteem en het bedrijvenregister, uit losse Excel-bestanden. Over het algemeen ging het goed, maar het was een omslachtige methode.”
De handhavers van het waterschap zijn verantwoordelijk voor verschillende taken. Zo controleren ze de afvalwaterstromen bij bedrijven, houden ze veldcontroles, inspecteren ze het onderhoud van bruggen en houden ze toezicht op de onttrekkingen van grond- en oppervlaktewater. Die veelheid van activiteiten vraagt om overzicht. De applicatie beantwoordt aan die behoefte. Langeler: “Eerder bestond er een kans dat twee handhavers eenzelfde perceel controleerden. Nu we de applicatie gebruiken gebeurt dit niet meer.”
Stapsgewijs ontwikkelproces
De huidige versie van Handhaving op de kaart komt voort uit een intensieve samenwerking met Esri. Patrick Oosterveen, technisch consultant bij Esri Nederland, vindt dat de ontwikkeling van de applicatie voorspoedig verliep. “We werkten met korte lijntjes. Twee handhavers waren als key users bij het project betrokken. Aan het eind van een werkdag gaf ik een demo van de nieuwe functionaliteit waarmee zij in het veld konden experimenteren. Op basis van hun feedback kon ik de app weer verbeteren. Het was een heel dynamisch proces, bijna scrum-achtig.”
Johan Reefman deelt Oosterveens enthousiasme over het ontwikkelproces: “We konden de app stap voor stap uitbreiden. De eerste dag viel samen met de eerste dag dat we vanwege corona moesten thuiswerken. Toen zijn we begonnen om de bestaande app uit te werken tot het huidige product. Voor de zomer hebben we een proof-of-concept gelanceerd. Die versie hebben we in de zomer geëvalueerd en daarna in detail uitgewerkt.”
De eerste versie was een app waarmee de handhavers gegevens konden invoeren. Nu is Handhaving op de kaart een gegevensbron die je overal, altijd en op elk apparaat kunt raadplegen. “De app bevat een bedrijvenregister met bezoekverslagen, het biedt de mogelijkheid om checklists te maken, het geeft de actuele planning weer, enzovoorts.” Ook herkent het systeem de behoefte van gebruikers. “Het is een wizard: het antwoord dat je geeft bepaalt de volgende vraag die het programma stelt. Veel denkstappen worden je dus uit handen genomen.”
Langeler is tevreden over de laatste versie: “Het programma is tabletvriendelijk, snel en stelt me in staat om werkzaamheden op locatie af te ronden. De gegevens die ik invoer worden direct naar de secretariële ondersteuning gestuurd. Ik hoef dus niet meer thuis van alles bij te werken.” Hij geeft toe dat de app nog niet perfect is: “De kinderziektes moeten eruit, maar het gaat nu wel de goede kant op.”
Cocreatie met de handhavers
De kracht van het systeem is dat de ICT’ers van Waterschap Vechtstromen het hebben opgebouwd in samenwerking met de eindgebruikers. Reefman: “We hebben telkens eerst gevraagd wat de handhavers nodig hadden voordat we iets gingen ontwikkelen. Het resultaat is een app met veel praktische waarde voor de gebruikers.”
Handhaving op de kaart is voor alle waterschappen te gebruiken. Ze kunnen het systeem naar eigen inzicht aanpassen en optimaliseren. Volgens Reefman is het daarbij cruciaal om het project klein te houden en goed af te bakenen: “Je kunt de implementatie en vastlegging van gegevens in de app zo groot maken als je zelf wilt. Je bent gauw geneigd op uitzonderingen te focussen, maar dat kost onnodig veel tijd en moeite. Het is slimmer om te onderzoeken welke situaties vaak voorkomen en daarmee te beginnen.”