Meldingen openbare ruimte ‘op de kaart’

Als buitenruimtemedewerkers in de gemeente Lochem tot voor kort hun auto opruimden, kwamen er nog weleens oude werkbonnen tevoorschijn. Rondslingerende papiertjes met meldingen over losse stoeptegels of volle afvalbakken, die niet werden opgevolgd. Sinds Circulus-Berkel – verantwoordelijk voor de openbare ruimte in Lochem – begin 2020 overstapte op ArcGIS, is dat verleden tijd.

“Meldingen over de openbare ruimte zijn altijd locatiegeboden”, vertelt Michiel van Gijtenbeek, data- en areaalbeheerder bij Circulus-Berkel. “Denk aan een losliggende stoeptegel of een nest eikenprocessierupsen. De geografische locatie is nu de basis van ons meldingssysteem. Samen met Esri Nederland maakten we in twee maanden tijd een platform waarmee iedere inwoner van Lochem direct een melding kan pinpointen op een kaart.”

Inwoners doen een melding over de openbare ruimte via de gemeentelijke website of de site van Circulus-Berkel. Dit jaar komt daar ook nog een app bij. Daar klik je op de kaart de locatie aan waarover je wil melden. Gebruik je een smartphone en sta je op de betreffende plek? Dan wordt de melding dankzij GPS meteen op de juiste plek geplot. Is er al een bolletje zichtbaar op de kaart, dan is iemand je mogelijk voor geweest en zie je meteen of de melding al wordt behandeld. Michiel: “Dubbele meldingen krijgen we bijna nooit meer.” 

“De nieuwe meldingen komen binnen bij een coördinator”, vervolgt Michiel. “Die beoordeelt welke werkzaamheden er uitgevoerd moeten worden en stuurt de melding door naar een uitvoerder in het veld. Die ontvangt het op zijn tablet. De uitvoerders handelen de melding meteen af of koppelen er een termijn aan. Dit is direct zichtbaar in het systeem, dus ook voor de melder. De melder krijgt bovendien de mogelijkheid om per mail automatische updates te ontvangen. Zijn de werkzaamheden uitgevoerd, dan ontvangt de melder altijd een bericht.”

Naast het gemak voor de inwoners en de medewerkers, heeft GIS nog een groot voordeel: data worden veel inzichtelijker. Michiel: “Alle werkzaamheden in de openbare ruimte zijn inzichtelijk op één kaart. Zo kan een voorman die toevallig ergens in de buurt is eenvoudig werkzaamheden meepakken die toch op de route liggen. Ook zien we uit welke gebieden de meeste meldingen komen. Daar kunnen we preventief maatregelen treffen.”

Circulus-Berkel heeft de kaart voor Lochem inmiddels ook verrijkt met data over de routes van strooiwagens en veegmachines, de kolkreiniging en de locaties van bladkorven. Michiel: “Ook zijn we bezig de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) erin vast te leggen. Hierop zijn gebouwen, wegen, waterlopen, terreinen en spoorlijnen eenduidig vastgelegd. De kaart bevat veel details, zoals je die in de werkelijkheid ook ziet. Denk aan bomen, wegen en gebouwen. Kortom: de inrichting van de fysieke omgeving.”

“Als we alle data goed in de BGT hebben staan, kunnen we het melden op de kaart ook eenvoudiger maken. Denk aan een drop-downmenu als je op de kaart klikt met objecten waarover je kunt melden. Je kunt dan nog preciezer aangeven wat de klacht is. Dat maakt het proces voor ons ook makkelijker. Overigens gebruiken we de data nu al om slim te plannen. Op de kaart zien we bijvoorbeeld waar welk type boom staat. Per boomsoort weten we wanneer deze zijn blad verliest. Zo kunnen we de bladkorven slimmer plaatsen en weer verplaatsen naar de plek waar op dat moment de bladeren vallen. Heel efficiënt!”

Lochem is één van de negen gemeenten in het verzorgingsgebied van Circulus-Berkel. De organisatie verzorgt – naast afvalinzameling – tal van beheer- en uitvoeringswerkzaamheden in de openbare ruimte en adviseert en faciliteert de gemeenten. Michiel: “Gegevens die bijdragen aan verantwoording en verbeterprocessen nemen we mee in bijvoorbeeld evaluatierapportages aan de gemeentes. Dat maakt de verslaglegging en onderbouwing inzichtelijker. Natuurlijk zouden we ArcGIS ook graag uitrollen in de andere gemeenten. Voor de meldingen in de openbare ruimte. Maar bijvoorbeeld ook voor processen rondom afval ophalen en strooien bij gladheid. Je hebt dan genoeg aan één softwarepakket en er is meer samenhang tussen je processen. Bovendien zijn de kaarten automatisch actueel. Ik zie daar de voordelen zeker van in!”

Benieuwd of signaalafhandeling iets voor uw organisatie is? Lees er meer over op de Signaalafhandeling pagina. 

Auteur: Tekstschrijvers