Alle apps van de buitendienst gekoppeld in ArcGIS Field Maps

Team uitvoering van de gemeente Krimpenerwaard is verantwoordelijk voor veel uiteenlopende taken in de openbare ruimte. Het beheren van bomen en groen, onderhoud van riolering, wegen en service en het beheer van begraafplaatsen in de gemeenten. Veel van het uitvoerende werk wordt bovendien gedaan door aannemers. Om dit werk meer planmatig en kaartgericht te organiseren zijn ze enkele jaren geleden gestart met het werken met ArcGIS Field Maps. Hiermee kunnen buitendienstmedewerkers voor verschillende werkzaamheden ter plaatse op tablets de kaart inzien en bewerken, waar ze voorheen op kantoor moesten inloggen om de kaart te kunnen raadplegen. 

Karen Thieme is informatiebeheerder bij het team Advies Openbare Ruimte en heeft het project Kaartgericht Werken opgezet. Toen Karen vier jaar geleden begon bij de gemeente werkten de buitendienstmedewerkers niet met GIS, maar met PDF-kaarten. “Deze kregen ze in grote vellen mee naar buiten. Vervolgens werden ze al gauw weggestopt, want dat is natuurlijk totaal niet handig buiten,” vertelt Karen. Op initiatief van Karen zijn de medewerkers voorzien van tablets waarmee ze ter plaatse de situatie kunnen inzien. Karen: “Ieder team binnen de buitendienst heeft zijn eigen wensen voor wat er op de kaart moet staan. Het team dat afvalbakken leegt heeft weinig boodschap aan welke bomen er gesnoeid moeten worden. Tegelijkertijd is het voor sommige teams juist handig om andere kaartlagen te kunnen inzien. Als mannen van de plantsoenendienst een dode boom signaleren, kunnen ze dit direct aangeven in app. Dat is wel zo efficiënt.” De verschillende teams kunnen zelf aangeven welke kaartlagen ze willen zien en welke niet. De nieuwe manier van werken helpt volgens Karen bij het meer planmatig werken. “Voordat we op deze manier werkten, werkte de buitendienst bijna geheel op basis van meldingen. Dat is natuurlijk de omgekeerde wereld. Met ArcGIS Field Maps werkt het team nu meer gestructureerd op basis van hun eigen planning.” 

Om het werken met de tablets te laten slagen, was het van belang dat diverse losse apps gekoppeld konden worden aan Field Maps. Bijvoorbeeld de landelijke applicatie Melvin met tijdelijke wegwerkzaamheden, de strooiwagentracker Regent Mobile en de app die gebruikt wordt bij het beheer van begraafplaatsen. De ICT-afdeling van de gemeente zag dit in eerste instantie niet zitten. “ICT wist niet goed hoe ze alle webservices konden inrichten en beheren,” legt Karen uit. “Uiteindelijk heeft Esri ons geholpen bij deze koppelingen, zodat de data van andere softwareapplicaties ook beschikbaar is in ArcGIS. Bij applicaties op basis van WFS en WMS kon die koppeling eenvoudig gemaakt worden. Andere applicaties zijn gekoppeld met behulp van FME. Esri heeft hiervoor enkele FME-scripts geschreven, die nu door onze ICT-afdeling worden geüpdatet en beheerd. Het voordeel van deze koppelingen is dat de buitendienstmedewerkers én de aannemers nu alle benodigde apps in het veld kunnen gebruiken. Hierdoor wordt ook de samenwerking vele malen efficiënter. Waar er eerst nog telefoontjes heen en weer gingen over bepaalde klussen is dat nu niet meer nodig. Bijvoorbeeld bij de aanpak van de eikenprocessierups. Wanneer de bomenploeg een nest signaleert geven ze dit aan in de app. De specialist die de nesten bestrijdt ziet deze melding, gaat er naartoe, verwijdert het nest en update dit weer op de kaart. Hierdoor heeft iedereen altijd actuele informatie.”

Karen ziet in de toekomst nog meer mogelijkheden met het kaartgericht werken, zowel binnen de buitendienst als voor andere afdelingen van de gemeente. “We hebben nog een aantal apps op het lijstje staan om te koppelen. Daarbij heeft deze manier van werken ook waarde voor andere afdelingen, bijvoorbeeld voor BOA’s die samen met de winkeliersvereniging schouwen in winkelgebieden. En ook op de website kunnen kaarten werkzaamheden tonen aan de inwoners en ingezet worden voor participatie.” Voor andere afdelingen of organisaties die de stap willen maken naar kaartgericht werken heeft Karen enkele tips. “Begin met een kleine groep mensen die digitaal vaardig zijn, het leuk vinden en de waarde ervan inzien. Laat daarbij de gebruikers zo vrij mogelijk in hun werk. En tot slot voor andere gemeenten: ken de waarde van de buitendienst. Deze mensen zijn continu buiten en kunnen heel veel informatie van buiten naar binnen brengen. Dat is ontzettend waardevol dus maak daar gebruik van.”