Hoe Toezicht & Inspectie van gemeente Hollands Kroon sneller ter plaatse is dankzij signaalafhandeling

De gemeente Hollands Kroon maakt sinds enkele jaren steeds meer gebruik van GIS-oplossingen. Momenteel wordt er een verbeterslag gemaakt in het signaalafhandelingsproces rondom de BAG. In het huidige proces wordt er nog niet met een kaart gewerkt, waardoor een medewerker op locatie soms lang moeten zoeken naar geconstateerde panden. Het doel van het nieuwe systeem is ervoor zorgen dat deze medewerkers op locatie sneller geconstateerde panden vinden, waarna zij hun bevindingen over het pand direct via een app kunnen invoeren.

Processen eenvoudiger met GIS 
Dataspecialisten Nick Schellhase en Bart de Boer houden zich binnen de gemeente Hollands Kroon bezig met geodata en -beheer. Sinds 2019 zijn zij druk bezig om GIS beter op de kaart te krijgen binnen de organisatie, zodat processen eenvoudiger worden en er transparanter gewerkt wordt, voor zowel de collega’s als inwoners van de gemeente. Eén van de processen waar met GIS een verbeterslag in gemaakt wordt is het signaalafhandelingproces voor de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Hierin wordt bijgehouden welke panden zich binnen een gebied bevinden en welke kenmerken deze hebben. De situatie verandert regelmatig, waardoor meldingen binnenkomen van onbekende panden, die moeten worden geïdentificeerd.  Schellhase: “In de huidige situatie wordt in dit proces gewerkt met een app zonder kaartintegratie. Medewerkers van het team Toezicht & Inspectie krijgen vanuit de BAG een lijst met geconstateerde panden mee om te controleren in het veld. Dit zijn vaak panden zonder adres, zoals schuren. Die zijn lastig te vinden, helemaal zonder kaart. Daarom hadden we het idee om de medewerker van Toezicht en Inspectie iets te bieden waarmee ze vlugger zien waar ze moeten zijn. Dan kom je natuurlijk al snel bij een kaart uit.”

Volledig beeld 
De Boer legt uit hoe de nieuwe applicatie is opgebouwd: “We hebben de benodigde data verzameld en hiermee een app gemaakt. Laag voor laag hebben we een kaart gebouwd met alle benodigde informatie, waaronder alle BAG-panden, WOZ-percelen, Kadasterkaarten en luchtfoto’s. Maar ook energielabels, een afvalstoffenkaart en rioolheffing, zodat de app een volledig beeld weergeeft. Vanuit die basis zijn we geconstateerde panden gaan toevoegen. Deze hebben een opmerkingenlaag voor Toezicht & Inspectie, die twee kanten op werkt. Vanaf kantoor kunnen er opmerkingen in geplaatst worden naar welke panden gekeken moet worden, en de inspecteur kan vanaf de locatie in de app direct de status updaten. Wanneer de status wordt aangepast verandert het puntje op de kaart van kleur, zodat dit direct zichtbaar is.” Schellhase: “Door deze efficiënte manier van werken verwachten we dat de lijst met geconstateerde panden steeds kleiner wordt. Deze lijst bevat nu zo’n 700 panden en is de afgelopen twee jaar alleen maar langer geworden. Met een gebruiksvriendelijke tool die direct de locatie weergeeft wordt het eenvoudiger de lijst weg te werken. En hierdoor komt onze data beter op orde.”

In één oogopslag zien waar je bent 
Komende maand zitten Schellhase en De Boer om de tafel met de teams om de applicatie voor te leggen. Schellhase: “Ik ga ervan uit dat het met enthousiasme ontvangen wordt. Een kaart werkt nu eenmaal veel beter dan een Excellijst: je ziet in één oogopslag waar je moet zijn.” Wanneer het voorstel geaccepteerd wordt volgt uiteindelijk de ingebruikname van de app door de medewerkers van Toezicht & Inspectie. De Boer: “Het leren werken met een nieuwe applicatie is altijd moeilijk. Ik merk dat het voor veel mensen vaak toch een drempel is. Daarom maken we de app zo gebruiksvriendelijk mogelijk. Medewerkers die ermee gaan werken hebben geen kennis nodig van geo-applicaties. Als ze met mobiele telefoon kunnen omgaan, kunnen ze ook deze app bedienen. Zo willen we uiteindelijk steeds meer processen binnen de gemeente eenvoudiger maken en GIS beter op de kaart zetten.” Schellhase: “We hebben grootse plannen met GIS binnen Hollands Kroon. Zoals dit proces uiteindelijk koppelen met het beheersysteem en andere applicaties. Zodat informatie dat is ingevoerd in de ene applicatie automatisch doorstroomt naar de andere. Maar dat is iets voor de toekomst.”