Waterschap Drents Overijsselse Delta efficiënter dankzij signaalafhandeling

Het Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDOD) krijgt per jaar enkele duizenden meldingen te verwerken. Van berichten over droogstaande sloten tot wateroverlast of meldingen over dode dieren. Om deze meldingen zo snel mogelijk door de juiste persoon te laten afhandelen maakt het waterschap gebruik van een meldingensysteem in ArcGIS. Momenteel zijn zij bezig om dit systeem verder te optimaliseren door het gebruik van FME Flow (voorheen FME Server).  

Maarten van Dusseldorp is Specialist Geografisch Informatie Beheer bij WDOD en is betrokken bij het optimalisatieproces. Toen hij drie jaar geleden begon bij WDOD was het toenmalige meldingensysteem aan vernieuwing toe. “Dat we een efficiëntere signaalafhandeling nodig hadden werd pijnlijk duidelijk tijdens de droogte van 2018. We wilden duidelijk in kaart brengen waar onze beregenaars zich bevonden. Deze informatie hadden we wel in een administratief systeem, maar we konden de locaties niet op een kaart plotten. Toen zijn we gaan werken aan een systeem dat dit soort zaken op een kaart kan visualiseren.”

In samenwerking met Esri Nederland werd er gezocht naar een passende oplossing. Inmiddels werkt het waterschap met een systeem waarbij dit precies gebeurt: als een melding binnenkomt wordt er geregistreerd om welk type melding het gaat en op welke locatie. Deze registratie gebeurt in ArcGIS Online met behulp van een formulier. Daarna bepaalt de technologie op basis van de locatie en andere relevante factoren door welke medewerker binnen de organisatie de melding opgepakt moet worden. Deze krijgt hier automatisch een e-mail over. Dit systeem werkt aan de hand van een aantal Python-scripts. Dit werkt volgens Van Dusseldorp prima, maar is voor WDOD aan de achterkant wel lastig te beheren. “Het werken met complexe Pythonscripts vereist best wat technische kennis. Binnen het waterschap is er een beperkte club beheerders die met Python kunnen werken. Als er dus iets aangepast moet worden in het systeem is dit lastig snel te regelen.” Een vertaling van de Pythonscripts naar FME Flow bleek de oplossing. “We hebben FME Flow al een poosje in huis. Daarom besloten we ook dit proces hiermee op te pakken. Hiervan hebben we meer kennis binnen het waterschap, wat het systeem voor ons flexibeler en laagdrempeliger maakt,” aldus Van Dusseldorp.  

De flexibiliteit is niet de enige oplossing van het werken met FME Flow. Het huidige systeem van WDOD draait niet realtime. Iedere twee minuten draaien de Pythonscripts en wordt de status geüpdatet. Van Dusseldorp: “Het is onhandig wanneer onze receptionist iemand aan de telefoon heeft over een melding, en het duurt twee minuten voordat deze is verwerkt.” Met de nieuwe oplossing is het mogelijk om de meldingen realtime af te handelen. Daarbij is het de ambitie van Van Dusseldorp dat het formulier van de signaalafhandeling spoedig direct door de burger zelf ingevuld kan worden. Op dit moment worden meldingen nog telefonisch aangenomen, en vullen de receptionistes het formulier in. “We hopen binnenkort het formulier op de website te ontsluiten, zodat burgers direct zelf hun melding kunnen invoeren en wij tijd besparen.”

Op dit moment bevindt de optimalisatie van het signaalafhandelingsysteem van WDOD zich in de testfase. Daaruit blijkt volgens Van Dusseldorp dat er verschillende factoren meespelen voor het systeem live kan. “De techniek is één ding, maar we hebben ook met allerlei processen te maken die meespelen. En met zaken waar ik als GIS-specialist niet direct over na had gedacht, maar die wel moeten kloppen. Wat als er een medewerker ziek is bijvoorbeeld? Dat moet allemaal ingebouwd worden. En denk ook aan zaken als toegankelijkheidseisen van het meldingenformulier voor de gebruiker.” Wanneer het nieuwe systeem draait hoopt Van Dusseldorp op termijn ook een extra stap te kunnen zetten met de inzichten uit het systeem. “We hebben nu al van drie jaar meldingen verzameld. Ik hoop dat we straks analyses kunnen gaan doen op basis van die data. Kunnen we patronen herkennen, is het één te relateren aan het ander? Maar daar moeten uiteindelijk de afdelingen zelf mee aan de slag.”