Portal Genius helpt bij overzichtelijk beheer

Zo’n drie jaar geleden stapte Waterschap Rijn en IJssel over van ArcGIS Online naar een ArcGIS Enterprise-omgeving. Het nieuwe platform zou binnen de organisatie gebruikt gaan worden als selfservice-platform, waar gebruikers zelf zaken in kunnen publiceren. Hierbij kwam de vraag hoe het beheer van het platform zo inzichtelijk mogelijk kon worden ingericht. Tamara van der Doorn, adviseur geo-ICT bij Waterschap Rijn en IJssel, ging op zoek naar een tool die hieraan kon bijdragen.

Ondertussen was Mannus Etten, oprichter van the Right Direction, bezig met het ontwikkelen van een tool die gebruikt kan worden bij dit soort vraagstukken. Mannus: “In een eerdere omgeving waar ik heb gewerkt speelde de vraag hoelang het zou duren om een groot aantal webmaps over te zetten in ArcGIS van ontwikkeling naar productie. Daar heb ik toen een tool voor gebouwd die dat inzicht bood. Maar er zijn natuurlijk meer organisaties met hetzelfde vraagstuk. Daarom ben ik de tool uiteindelijk verder gaan ontwikkelen, tot wat nu Portal Genius heet. Portal Genius geeft in een gebruiksvriendelijke interface een totaalbeeld van een GIS-portaal voor de beheerder. Bovendien kun je binnen dit overzicht eenvoudig zoeken en filteren. Binnen ArcGIS kun je deze informatie uiteindelijk ook best vinden, maar dat is best complex en vereist programmeervaardigheden. Voor deze tool hoef je geen geavanceerde Python-kennis te hebben om het eruit te halen.” Nog voordat Portal Genius helemaal af was, kwam Tamara in contact met Mannus. Tamara: “In onze zoektocht naar een tool die ons kon helpen vonden we eigenlijk geen bestaande tool die kon wat wij nodig hadden. Mannus had op dat moment in de basis al iets staan, maar had eigenlijk een omgeving nodig waar hij Portal Genius op grotere schaal kon testen dan op zijn eigen laptop. Uiteindelijk zijn wij een beetje de proeftuin geworden voor Portal Genius.” 

De belangrijkste functie van Portal Genius voor Waterschap Rijn en IJssel is het bieden van inzicht en overzicht over de vele services in het portaal. Tamara: “We wilden met de tool eenvoudig kunnen zien waar bepaalde services allemaal precies in gebruikt worden en wat de impact is als je hier iets in wijzigt. Sommige services worden in meerdere webmaps en door meerdere gebruikers gebruikt. Die worden allemaal geraakt als de service verwijderd of verplaatst wordt.” Portal Genius onderscheidt zich van andere tools door de manier van zoeken. “Zoekmachines van andere tools werken eigenlijk allemaal top-down. Je kunt dan wel op een webmap klikken en kijken wat erin zit. Maar je kunt niet van een enkele service zien aan welke webmaps deze allemaal gekoppeld is en wat dus de impact is van een wijziging,” legt Tamara uit. Met Portal Genius is dit wel eenvoudig in te zien. Mannus: “Om dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk in te richten heb ik het design zoveel mogelijk afgekeken van bekende tools als ArcGIS Pro, Word en Excel. Zo werkt het filteren in Portal Genius op dezelfde manier als in Excel. Zo is het voor iedereen eenvoudig te begrijpen en toe te passen.” Nu het Waterschap Rijn en IJssel langer gebruik maakt van Portal Genius gebruiken ze volgens Tamara nog meer handige functionaliteiten van de tool. “Mannus liet ons al snel zien dat de tool ook in te zetten is voor een overzicht van de gebruikers van het portaal. In een tabeloverzicht kun je zien wat gebruikers aan het doen zijn. Dat is een inzicht waar we zelf in eerste instantie niet naar zochten, maar wat zeer welkom is.” Voor beheerders is Portal Genius volgens Tamara een zeer praktische tool: “Portal Genius fungeert eigenlijk als een soort Zwitsers zakmes voor beheerders.”

Mannus benadrukt dat niet iedere organisatie Portal Genius op dezelfde manier inzet. “Waterschap Rijn en IJssel is Portal Genius gaan gebruiken tijdens de migratie van ArcGIS Online naar ArcGIS Enterprise. Maar een andere organisatie gebruikt het bijvoorbeeld om zicht te houden op het gebruik van diverse services, zodat ze niet onnodig veel credits gebruiken. In een groot portaal zitten al snel 3000 tot 4000 items. Dan is het handig om een overzicht te hebben van welke zaken daadwerkelijk gebruikt worden en welke wellicht niet meer nodig zijn.” Zo is er een gebruiker van Portal Genius dat eens in de zoveel tijd een scan uitvoert om te kijken welke zaken opgeruimd kunnen worden. “Je kunt het met een rommelige kamer vergelijken. Op den duur wordt de rommel zo groot dat je het maar in een hoekje schuift en er niet meer naar om kijkt. Maar wanneer dat betekent dat je daar onnodig credits voor verbruikt is dat natuurlijk zonde. Met Portal Genius houd je je ArcGIS-omgeving op orde.”