Vliegontheffingen in één oogopslag beoordelen – TUG-ontheffingen Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht

Wie buiten een vliegveld wil stijgen of landen met bijvoorbeeld een helikopter, zweeftoestel of grotere drone, heeft een Tijdelijk en Uitzonderlijk Gebruik Wet Luchtvaart (TUG-ontheffing) nodig van de provincie. Het toetsen van de aanvraag is tijdrovend en complex. De Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) heeft een app ontwikkeld die de verwerking aanzienlijk versnelt, vergemakkelijkt en overzichtelijker maakt. “En de kans op fouten drastisch vermindert”, vertelt Atze Witteveen, adviseur GIS/Informatievoorziening bij de RUD. Hij maakte voor de app slim gebruik van verschillende apps.

Wie tot voor kort een Tijdelijk en Uitzonderlijk Gebruik Wet Luchtvaart (TUG-ontheffing) aanvroeg bij de RUD, of een vlucht meldde, vulde online een formulier in. De aanvrager zette ook een puntje op een kaart. “Wij kregen dan niet een screenshot van die kaart, maar alleen de xy-coördinaten. Dat is voor onze vergunningverleners niet praktisch. Eenmaal handmatig op een kaart de exacte locatie gevonden, moesten we die nogmaals opzoeken op veel andere themakaarten die invloed hebben op de aanvraag”, vertelt Witteveen.

Atze Witteveen, adviseur GIS/Informatievoorziening bij de RUD Utrecht

Opstijgen en landen mag bijvoorbeeld niet in Natura 2000-gebieden, stiltegebieden en in bepaalde perioden van het jaar in vogelbroedgebieden. “Maar ook niet binnen een straal van één kilometer van een eerder vergunde ontheffing. Dankzij modules, zoals Viewer en Workflow verschijnt de aanvraag nu direct op een kaart in de app. Onze vergunningverleners zien nu in één oogopslag de aanvraaglocatie en waar de verboden gebieden en andere TUG-ontheffingen liggen. Ze hoeven dat niet meer allemaal apart op te zoeken.”

Voldoet de aanvraag aan alle beleidsregels, dan zorgt de module Reporting voor een rapport met alle aanvraaggegevens inclusief een kaart met de exacte locatie. Dat gaat naar de betreffende gemeente. Gemeenten geven namelijk advies uit over een TUG-ontheffing op haar grondgebied. Witteveen: “Voorheen tekenden de vergunningverleners van de RUD zelf een kaart met gegevens. Met Reporting genereren we die met één druk op de knop. Alleen dat levert al uren tijdswinst per aanvraag op.”

Aan de voorkant van de app vullen de aanvragers een ArcGIS Survey123-formulier in. “Ik had binnen de module Workflow ook zelf formulieren kunnen creëren, maar dat is tijdrovend en ArcGIS Survey123 biedt vele kant-en-klare toepassingsmogelijkheden. Vervolgens heb ik Survey123 zo ingesteld dat ik met een workflow de gegevens ontvang.” De modules Viewer, Workflow en Reporting breiden de mogelijkheden van ArcGIS Survey123 verder uit. De modules zijn oorspronkelijk onderdeel van de GeoWeb Suite, maar nu ook als losse modules naadloos toe te passen bovenop de standaardfunctionaliteit van ArcGIS. Witteveen geeft enkele voorbeelden. 

“Met de module Viewer hebben we onze kaart in de eigen huisstijl ontworpen. De module Viewer maakt onder meer de verschillende lay-out-lagen desgewenst zichtbaar of onzichtbaar en koppelt de app aan ons zaaksysteem. Dat is belangrijk voor de procesbewaking rondom een aanvraag.” De module Workflow zorgt ervoor dat de aanvrager een kopie van de door hem ingevulde gegevens gemaild krijgt. Witteveen: “Die e-mailoptie vinden we heel belangrijk.” De module Workflow wordt ook gebruikt om FME aan te sturen. “FME zorgt op de kaart voor de polygoon, die de één kilometer-buffer aangeeft rondom de locatie van de aanvraag.”

Witteveen is zeer tevreden over de manier waarop de modules het onderliggende platform versterkt. “Ze sluiten naadloos op elkaar aan. Workflow maakt het bijvoorbeeld mogelijk om een element in de Viewer aan te passen. Daarmee heb ik een klein uitgevallen kaartinzet vergroot. Bij wijziging van gegevens spreekt de Viewer direct de module Reporting aan. Je hebt dan alleen nog geen kaartje. Daar kun je dan weer de Workflow voor gebruiken. De modules bieden uitkomst voor steeds terugkerende processen. Ze hebben eindeloos veel configuratiemogelijkheden. Die flexibiliteit is heerlijk, je kunt met de verschillende mogelijkheden de applicatie helemaal naar je eigen wensen configureren.”

Programmeren is daarbij niet nodig. “Het is een low code-oplossing. Je moet er even voor gaan zitten, maar je maakt het je snel eigen”, is de ervaring van Witteveen. “Het voordeel is dat je geen  webdeveloper nodig hebt.”

De gebruiksvriendelijke app haalt de complexiteit weg bij de vergunningverleners van de RUD. Witteveen: “Aanvragen zijn nu veel overzichtelijker. De kans op fouten is minimaal geworden. Er hoeft bijna niets meer handmatig gedaan te worden. Dat scheelt uren werk per aanvraag. En we krijgen tientallen aanvragen per jaar. Tel uit je tijdswinst.”

Wie een ontheffing heeft voor maximaal twaalf maanden, moet elke vlucht melden. Witteveen wil de verwerking van die vluchtmeldingen via de app verder stroomlijnen. “Nu vult de melder elke keer opnieuw al zijn gegevens in. In de toekomst willen we dat hij in zijn eigen app-omgeving inlogt en zijn gegevens meteen tevoorschijn komen. Dat is gebruiksvriendelijker en het scheelt de vergunningverleners opnieuw een hoop werk.”

Wilt u de mogelijkheden voor uw organisatie verkennen? Vul hieronder uw contactgegevens in en er wordt op korte termijn contact met u opgenomen.