Van “gezien bij de buurgemeente” naar actie

Gemeente Veendam zet zich voortdurend in om haar inwoners te betrekken bij de inrichting van de fysieke leefomgeving.. Dit heeft onder andere geleid tot een omgevingsplein op de website. Een plek waar de inwoners van gemeente Veendam alles kunnen vinden over de geldende spelregels in de fysieke leefomgeving en aankomende ontwikkelplannen. Eén van de vragen die de gemeente regelmatig kreeg was ‘Waar hebben jullie ruimte voor gebiedsontwikkeling en woningbouw?’. Vanuit verschillende afdelingen, zoals communicatie, de fysieke leefomgeving en vastgoed was er een behoefte om hier transparant en eenvoudig over te kunnen communiceren. Maar hoe pak je dat aan?

Petra Rollema, programmamanager fysieke leefomgeving, het taakveld vastgoed en de communicatie-afdeling deelden dezelfde wensen en behoeften. Er moest een eenduidig overzicht komen van het gebied waar woningbouw zou komen, inclusief bijbehorende informatie per kavel. Er volgde een lang oriëntatietraject waarin er diverse softwarepartijen op bezoek kwamen. Te ingewikkeld luidde het antwoord regelmatig, en zo ging de zoektocht verder. Klein beginnen en vanuit daar zien we wel verder was het motto.

Petra begon bij andere gemeentes te kijken hoe zij vergelijkbare vraagstukken inregelden en stuitte daarbij op de projectenkaart van de gemeente Assen. Hierin brengen ze nieuwbouwprojecten in hun gemeente in kaart, inclusief de bijbehorende informatie.

Een belletje later en het werd duidelijk wie de projectenkaart voor hen had gebouwd. “Ik belde naar Esri Nederland en vrij snel daarna had ik Marco aan de telefoon en kreeg ik vier voorbeelden te zien van de projectenkaart en hoe deze op mijn vraagstuk waren toe te passen. Daarna ging het snel want we konden vanuit een paar voorbeelden heel eenvoudig onze eigen ideale projectenkaart samenstellen”, licht Petra toe.

Marco ’t Hoen, accountmanager bij Esri Nederland, licht verder toe: “De projectenkaart is een overkoepelende term die binnen Esri Nederland wordt gebruikt. De kracht van de projectenkaart zit hem erin dat de gebruiker alleen de informatie in kaart heeft die nodig is voor de opgave.”

Na het eerste gesprek volgden weken met veel acties bij gemeente Veendam en bij Esri.

Petra deelt daarbij hoe de start van het project voor hen al veel eerder was begonnen: “Ik had in mijn zoektocht naar het ideale product intern al een groep samengesteld van mensen die deze digitale kaart goed konden gebruiken. De behoeftes en wensen waren dus al in kaart gebracht en met de voorbeelden van andere gemeentes konden we snel aangeven wat we wel en niet wilden”. Het toeval wilde ook nog eens dat gemeente Veendam de software voor de projectenkaart al in huis had.

Hierna volgde drie sprints om de kavelkaart voor gemeente Veendam te realiseren. “’s Ochtends kregen we van Cathelijne (engineer bij Esri Nederland) een korte overview van wat ze die dag ging maken en aan het eind van de dag keken we met zijn allen naar het eindproduct en konden we feedback geven. Een methode die mij nog wat onbekend was, maar die ervoor heeft gezorgd dat iedereen eigenaarschap voelde over de digitale kavelkaart”.

Vooral de scheidingslijn tussen gebruik en beheer van de software maakt het eindproduct sterk volgens Petra. “Bedieningsgemak was voor onze vastgoedbeheerders echt wel een duidelijke wens. Ze moesten zelf een prijs of andere informatie eenvoudig even kunnen aanpassen. De scheiding tussen beheer en het gebruik moest dan ook duidelijk zijn.”

En dat is gelukt! Op vrijdag 13 mei 2022 presenteert de gemeente Veendam haar digitale kavelkaart tijdens de woonbeurs Nieuwbouw/Verbouw XL in Groningen.