GeoWeb en Module Workflow bieden gemeente Zwolle inzicht en gemak

Meer mogelijkheden om geografische data toe te passen en werkprocessen te vereenvoudigen en te automatiseren. Voor de gemeente Zwolle waren dat de voornaamste redenen om intern GeoWeb en de GeoWeb Module Workflow te gebruiken. "GeoWeb is de meest uitgebreide viewer met de meeste opties. Daarnaast zou ik zelf mijn werk niet meer goed kunnen doen zonder de workflow-module", zegt Erwin van Veen, GIS-adviseur bij de gemeente Zwolle.

Van Veen werkt nu zo'n drie jaar bij de gemeente Zwolle. Hij maakt deel uit van een GIS-team met daarin drie GIS-collega's. Al lang voor zijn indiensttreding heeft de gemeente gekozen voor GeoWeb. "Je zou kunnen zeggen dat Zwolle op dat gebied best vooruitstrevend is en ambities heeft. Die heb ik ook, vandaar dat ik hier goed op mijn plek zit. Mooi is bovendien dat we als GIS-team steeds op zoek gaan naar oplossingen voor allerlei GIS-vraagstukken binnen de gemeentelijke organisatie. We hebben samen veel kennis in huis en sparren met elkaar. Uitgangspunt daarbij is om het onze collega's zo eenvoudig mogelijk te maken bij de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. Onder meer ArcGIS en GeoWeb helpen ons daarbij optimaal. Ze bieden inzicht en gemak. Iedereen binnen de gemeente zou met GeoWeb uit de voeten moeten kunnen. Ook als je geen GIS-ervaring hebt."

De gemeente Zwolle zet GeoWeb hoofzakelijk in als viewer. "Dit omdat het erg overzichtelijk is, met name voor gerelateerde informatie aan een object, zoals een kadastraal perceel met één of meer rechthebbenden. Of een WOZ-object met één of meer onderdelen, zoals een woning met een garage, dakkapel, enzovoort. Verder is het modulair en flexibel in te richten. Steeds op basis van onze specifieke interne informatiebehoefte. Daarnaast passen we integratie met workflows toe met behulp van de GeoWeb Module Workflow. Daarmee bekijken, bewerken en analyseren we data en genereren we rapporten. Workflows zetten we in om eenvoudiger en gestroomlijnder gegevens boven tafel te krijgen vanuit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Bijvoorbeeld bij de verzending van een mailing om te informeren over werkzaamheden in een straat of over het verduurzamen van woningen gericht in een buurt waar betrekkelijk veel woningen een lager energielabel hebben. Voor het maken van de adressenlijst gebruiken we workflows, om het zoeken en selecteren eenvoudig te maken. Dat is precies de bedoeling van een workflow: collega’s kunnen zelf de benodigde data opvragen, zonder dat ze mij of mijn GIS-collega’s nodig hebben. Handig als je bij de verzending van een mailing of brief selecties wilt maken om daar direct de juiste adressen aan te koppelen. Dat levert tijdwinst op en werkt zodoende kostenbesparend."

Adressenlijst maken met behulp van de GeoWeb Module Workflow

Ook om mutaties door te geven wordt GeoWeb met behulp van workflows gebruikt. Zo wordt een mail verstuurd met een melding dat iets niet klopt in bijvoorbeeld het Woonprogramma van de gemeente Zwolle. In dat programma staan de woningbouwplannen van de gemeente. "Collega's bekijken bijvoorbeeld een bepaald project over woningbouwplanning op de kaart. Vervolgens geven ze mutaties door aan in dit geval de beheerder van het Woonprogramma. Dan kan ik aan de hand van workflows heel eenvoudig laten weten welke gegevens zijn gewijzigd via de mail aan de betrokken personen. Ook bij spoedmeldingen bieden GeoWeb en de workflow-module soelaas. Bijvoorbeeld bij een spoedreparatie in een weg zijn aannemers en beheerders direct gekoppeld en op de hoogte gebracht, wordt de kaartlaag geactualiseerd en kan de klus zo snel mogelijk worden geklaard. Alles bij elkaar zijn er met GeoWeb en de workflows veel toepassingen ingebouwd om werkprocessen zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te maken."

Mutaties doorgeven met behulp van de GeoWeb Module Workflow

Volgens Van Veen zijn sommige gemeenten en organisaties huiverig om met workflows en GeoWeb aan de gang te gaan. "Je krijgt dan te horen dat ze het ingewikkeld vinden. Maar dat is helemaal niet zo. Mijn advies: ga er mee aan de slag. Gewoon doen. Het is helemaal niet zo spannend. Zo zitten wij als team ook in elkaar: learning by doing is ons credo. Juist dan weet je steeds beter je weg in het geodatalandschap te vinden. Wij zoeken en vinden zelf oplossingen. Het maakt ook niet uit hoe groot je gemeente of organisatie is. Het gaat om de ambities die je wilt verwezenlijken. Probeer zoveel mogelijk mensen binnen je organisatie op de hoogte te brengen van wat er allemaal mogelijk is. Met een digital twin zijn we bijvoorbeeld ook bezig. Vaak weten ze dat niet, zo is ook onze ervaring. Niet zo vreemd. Er werken bij de gemeente Zwolle meer dan duizend mensen. Die kun je onmogelijk allemaal even goed op de hoogte houden. Bovendien hebben we ook continu te maken met nieuwe medewerkers en begin je wat hen betreft steeds opnieuw met informeren en communiceren. Maar het belangrijkste is om met GeoWeb en de modules aan de slag te gaan. Voor wie efficiënt wil werken vanuit een en dezelfde databron, dezelfde waarheid, is GeoWeb een onmisbare schakel."

Erwin van Veen, GIS-adviseur bij de gemeente Zwolle