Succesfactoren voor een sterke GIS-organisatie

Het introduceren en verbreden van GIS binnen uw organisatie is niet alleen een technisch, maar ook een organisatorisch vraagstuk: hoe geeft u medewerkers de vrijheid om zelf met locatiedata aan de slag te gaan? En hoe houdt u tegelijkertijd de inzet van GIS beheersbaar? Daarnaast is het cruciaal om bruggen te slaan tussen afdelingen en om mensen te verbinden. In dit artikel nemen we u mee in de verschillende organisatievormen en de succesfactoren voor het optimaal benutten van GIS in uw organsisatie.

Hoe goed de architectuur en de software ook is, processen en vooral mensen zijn cruciaal om succesvol te zijn met GIS. Dat is de boodschap van Astrid Weijs, management consultant bij Esri Nederland. “Organisaties nemen steeds vaker besluiten op basis van locatiedata. Het innovatietempo neemt enorm toe, waardoor de behoefte aan kennis en kennismanagement ook toeneemt. De vergrijzing draagt bovendien bij aan de krapte op de arbeidsmarkt en personeelstekorten bij bedrijven. Daarom is het nodig om als organisatie   goed na te denken over wat je zelf doet, waarvoor je samenwerkt met interne en externe partners en hoe je de verschillende partijen met elkaar verbindt.”

Hoe GIS georganiseerd is, verschilt sterk per organisatie. De advisors van Esri observeren een aantal trends. "We zien dat veel organisaties een centrale GIS-afdeling hebben, maar ook dat die niet heel zichtbaar is voor de eindgebruikers", vertelt Astrid. “Andere organisaties leggen GIS neer bij de IT- of asset management-afdeling. Soms is er zowel een GIS- als een data science-afdeling, die niet altijd met elkaar verbonden zijn. We zien ook dat eindgebruikers steeds meer mogelijkheden hebben om zelf aan de slag te gaan met GIS, maar dat die lang niet altijd worden benut. Tot slot zien we verschillen in de volwassenheid van organisaties op het gebied van GIS-technologie en data. Kortom: het startpunt om GIS opnieuw in te richten, is voor iedere organisatie anders.”

Zwart-wit bekeken zijn er twee manieren om GIS te organiseren: centraal en decentraal. Een centrale aanpak biedt organisaties controle over de inzet van GIS, maar brengt vaak meer bureaucratie met zich mee. Een decentrale aanpak draagt daarentegen bij aan de wendbaarheid en innovatiekracht van organisaties, maar kent ook risico's zoals een wildgroei aan applicaties en werkwijzen. Dit zijn echter uitersten, vertelt Astrid  . “Er zijn verschillende tussenvormen mogelijk om het beste van twee werelden te combineren. Denk aan het hub-and-spoke-model. Dat bestaat uit een centrale GIS-afdeling aangevuld door decentrale analisten met specifieke domeinkennis. Een organisatie waarbinnen GIS-specialisten gebruikers decentraal ondersteunen maar wel in een zogenaamde center of excellence afspraken maken over processen en werkwijzen noemen we balanced. En wanneer organisaties GIS decentraal organiseren maar onderling kennis delen, spreken we van federated  .”  

Elk model heeft voor- en nadelen. Het is vooral zaak dat de manier waarop GIS is ingericht een weerspiegeling is van de doelen en de cultuur van de organisatie, vertelt Tim Brouwer, strategisch advisor bij Esri Nederland. “Om vast te stellen welk model het beste past bij de organisatie, gebruiken we een stappenplan. De eerste stap is het inbeelden van een volledig decentrale organisatie     waarin gebruikers naar eigen inzicht invulling geven aan de inzet van GIS om hun doelen te behalen. De volgende stap is het benoemen van onderdelen die noodzakelijk of wenselijk zijn om centraal te organiseren, zoals het beheer van bepaalde databases, en onderdelen die vaak niet logisch zijn om centraal te beleggen in een GIS-afdeling, zoals juridische zaken  . Vervolgens stel je vast welke onderdelen economisch voordeliger zijn om centraal te organiseren, omdat je daarmee synergievoordelen bereikt. Als je eenmaal zover bent, wordt duidelijk waar je de verbinding mist tussen de verschillende onderdelen van de organisatie en welke rollen in die behoefte kunnen voorzien. Stap voor stap  kom je zo tot een nieuwe organisatie-indeling waarin de waarde van software en specialisten optimaal benut wordt  .”

Ongeacht de organisatie-indeling is er een aantal succesfactoren voor het structureel creëren van strategische waarde met GIS. Een daarvan is resultaatgericht leiderschap. "In een centrale organisatie is het belangrijk dat management echt verantwoordelijkheid neemt voor het GIS-beleid en collega's in andere delen van de organisatie daarbij betrekt", aldus Tim. “In een decentrale organisatie spelen informele GIS-leiders en gezamenlijke verantwoordelijkheid een grote rol in het behalen van succes met GIS. Daarnaast scheppen transparantie en communicatie het vertrouwen dat medewerkers en externe partners nodig hebben om de mogelijkheden van GIS optimaal te benutten. Een cultuur waarin men bereid is van elkaar te leren en waarin ruimte is voor innovatie, is bovendien beter in staat in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.”

“Om een volgende stap te maken en meer uit uw GIS-investering te halen, moedigen we u aan bewust na te denken over wat er centraal en decentraal belegd is in uw organisatie, én of een alternatieve organisatie-indeling waarde zou kunnen toevoegen”, besluit Astrid. “Of het doel nu is om GIS te introduceren of juist te verbreden, zoek altijd de samenwerking op met interne en externe partners. Het betrekken van mensen is de basis voor succes.”

Zelf meer uit GIS halen binnen uw organisatie? We denken graag met u mee! Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.