Migratie ArcGIS Online-portaal provincie Zuid-Holland naar EU: intensieve, maar vooral noodzakelijke stap

De provincie Zuid-Holland stond onlangs voor een behoorlijke uitdaging: het migreren van hun ArcGIS Online-portaal van de Amerikaanse infrastructuur naar de Europese infrastructuur. "Waarom deze overstap van de VS naar de EU nodig was? Omdat we onze data graag binnen de Europese grenzen willen hebben. Daarnaast wilden we het beheer verlichten, licenties scherper vaststellen, meer grip houden op de data en het platform zelf, en de continuïteit van onze GIS-omgeving waarborgen", zo legt Jeroen Muller, teamcoördinator/ambtelijk opdrachtnemer GEO bij provincie Zuid-Holland, deze intensieve verschuiving uit. 

De migratiestap was geen sinecure. De provincie telt bijna 2.000 medewerkers en is een ArcGIS-gebruiker van het eerste uur. Door de jaren heen heeft Zuid-Holland dan ook een 'lijvig' portaal opgebouwd met uitgebreide geo-architectuur. En met 360 portaal-users goed voor een portaal-grootte van bijna 9.000 content-items. Bestaande uit aparte sites/projecten, waaronder Planregistratie Wonen, Mobiel Buitenwerken, Incident Coördinatie Desk en Geo-hub Zuid-Holland. “Dit was dan ook een klus die we niet alleen konden doen. Bij de voorbereiding van en gedurende de migratie zelf heeft Esri ons goed geholpen en geadviseerd. Zij gaven het advies: probeer het portaal op te schonen van content dat niet over hoeft naar het nieuwe portaal.  Vier Esri-consultants hebben ons bijgestaan met scripten en ondersteuning op allerlei gebied. Een goed bevallen samenwerking”, vertelt Kees Hoogenboom, GIS-specialist en ArcGIS Online-beheerder bij provincie Zuid-Holland. 

"Opschonen zou in verband met het hoge aantal items een flinke opgave zijn. Daarom besloten we om in plaats van items opschonen, te markeren wat overgezet moest worden, zoals applicaties en bijbehorende items die nog up-to-date waren. Dit deden we door portaal-contentfoldernamen aan te vullen met 'AGOL EU'. Hierop kon dan in de scripts gefilterd worden. ", vult Jeroen aan. Na al het voorbereidende werk, was het zaak voor de provincie om effectief aan de slag te gaan met de migratie zelf. Kees: "Dat betekende het oude portaal bevriezen, maar wel in de lucht houden om bereikbaar te blijven. En Esri begeleiden bij de inzet van scripts. Daarmee is de content stapsgewijs in batch overgezet: eerst alle users, dan groepen, feature layers, web maps, web apps en overige item types. Hierbij hebben we geprobeerd de relaties tussen de soorten items te behouden. Dankzij het markeren van content of het wel- of niet moet worden overgezet hebben we bij elkaar het aantal items teruggebracht naar 4.500. Dat waren er dus bijna 9.000! Alle verouderde projecten en al het testmateriaal zijn op die manier achtergebleven Dat reduceren heeft geresulteerd in een netter portaal en meer beschikbare opslagruimte."

Inmiddels draait het nieuwe ArcGIS Online-portaal op volle toeren. "De oude omgeving wordt niet meer bijgewerkt en verdwijnt uiteindelijk helemaal. Het nieuwe portaal is bereikbaar en beschikbaar onder de naam zuid-holland.maps.arcgis.com, met daarop alle kaarten, apps, kaartlagen en datasets die betrekking hebben op de werkzaamheden en projecten van de provincie. Wel zijn er nog enkele to do's, zoals controles of apps nog werken, het verspreiden van nieuwe links en het verspreiden van accounts. Het migratieproces is dan ook nog niet voor de volle 100% afgerond. Maar dat is niet erg, want we zijn al wel live", zegt Jeroen.

Kees: "Terugkijkend op het migratieproces heeft het aardig wat werk en tijd gekost. Onder meer doordat het overzetten van grote datasets langzaam ging, en doordat er veel foutmeldingen in items ontstonden (feature layers, web maps en web apps). Belangrijke les is dan ook dat je de hoeveelheid werk niet moet onderschatten. Andere organisaties die voor soortgelijke uitdagingen staan willen we dan ook meegeven dat je van tevoren een goed migratieplan en bijbehorende planning maakt, zodat je weet waar je aan toe bent. Uiteindelijk is het belangrijkste dat al dit werk een kwalitatief beter portaal oplevert, omdat je verlost bent van al die errors." 

Het nieuwe portaal bracht en brengt provincie Zuid-Holland de gelegenheid om het portaalbeheer te herijken en te verfijnen. Kees: "Voorheen werd er gewerkt op gedeelde beheerderaccounts, en nu wordt gewerkt in persoonlijke accounts. Collega’s kunnen samenwerken aan projecten via een ArcGIS Online-groep waarin alle deelnemende gebruikers rechten hebben om de items te bewerken. Dit creëert beter overzicht welke collega heeft gewerkt aan welke projecten. Ook zijn er nu grofweg zes gebruikersrollen: viewer, data-editor, GIS-gebruiker, ArcGIS Online Creator, beheerder en een publicatie-account. Alleen het publicatie-account heeft rechten om openbaar te publiceren, zodat de openbare ArcGIS Online-content beter op kwaliteitseisen kan worden gecontroleerd. Wel hebben we een checklist gemaakt voor een publicatie, met daarin onder meer datakwaliteitsborging, het bepalen van de updatefrequentie en een vervaltermijn." Jeroen sluit af: "Het was een lange weg die we bewandeld hebben, maar deze heeft ons waardevolle lessen opgeleverd. Namelijk dat we het contentbeheer hebben moeten aanscherpen om wildgroei van materiaal te voorkomen. En dat openbare publicatie slechts vanuit strikt beheerde accounts moet kunnen gebeuren om de betrouwbaarheid van PZH-content te verhogen. Het belangrijkste is dat we nu een up-to-date portaal hebben dat voldoet aan EU-richtlijnen en regelgeving en aan onze wensen en behoeften. Hier kunnen we als provincie mee vooruit!"