SaaS-only-model vergroot IT-mogelijkheden gemeente Emmen en maakt GIS toegankelijker

Sinds een tijdje maakt gemeente Emmen gebruik van een SaaS-only-model bij Esri. Dit met het oog op nog meer datagedreven werken en het toegankelijker maken van GIS in het ICT-landschap. Ook biedt het de gemeente financiële voordelen. "Laat ik vooropstellen dat kostenreductie niet het allerbelangrijkste doel van de implementatie van het SaaS-only-model is. Het is natuurlijk wel een mooie bijvangst. Zeker als we kijken naar het ravijnjaar, waarbij we als gemeente mogelijk minder financiële middelen ter beschikking krijgen. Maar nogmaals voor de goede orde: het SaaS-only-model biedt daartoe geen directe oplossing. Wel levert het indirect een bijdrage aan het totale kostenreductieplaatje van onze gemeente. Met deze schaalbare IT-/GIS-oplossing kunnen we kosten beter voorspelbaar maken en onze beheerlasten verlagen. Ook helpt het effectief en flexibel in te spelen op toekomstige ontwikkelingen", zegt Harry ten Brink, senior GIS-specialist bij gemeente Emmen.      

Net als alle andere gemeenten in Nederland staat Emmen voor allerlei grote uitdagingen, variërend van de energietransitie tot klimaatadaptatie, en van ontwikkelingen in het sociaal domein tot woningbouw en beheer en onderhoud van de infrastructuur. Daar komt nu dus het dreigende ravijnjaar bij dat inhoudt dat vanaf 2026 gemeenten aanzienlijk minder financiële ondersteuning ontvangen van het Rijk. Dat leidt tot grote tekorten op hun begrotingen. Hierdoor ontstaat er een periode van financiële onzekerheid. Kostenbeheersing is derhalve een must. 

Geo-architectuur verder moderniseren

"Het is altijd belangrijk om kritisch naar kosten te kijken, maar het was voor ons niet de aanleiding om te kiezen voor een SaaS-only-oplossing. Omdat we onze geo-architectuur verder wilden moderniseren en we in de loop der jaren steeds meer gebruik zijn gaan maken van Esri-producten als ArcGIS Pro en ArcGIS Online lag het voor ons voor de hand om het gesprek aan te gaan met Esri", zegt Walter Hobers, coördinator van het DataLab bij de gemeente Emmen. "Wat wij als IT'ers en GIS'ers doen is vanuit onze functies en expertises zorgen voor efficiënte en effectieve IT- en bedrijfsprocessen binnen onze gemeentelijke organisatie waarin data een steeds prominentere rol vervult. Binnen ons DataLab zijn verschillende disciplines samengevoegd voor de ontwikkeling van informatieproducten voor de gemeentelijke dienstverlening."

Integrale informatieproducten

Walter vervolgt: "Ons DataLab-team bestaat uit onderzoekers, data-analisten, datascientists, dataengineers, BI-specialisten en geo-informatici. Alles bij elkaar zijn we zo'n 15 mensen sterk en maken we deel uit van het bredere team Informatisering. We spelen in op interne en externe ontwikkelingen en IT- en GIS-vragen die op ons afkomen. Mede dankzij het SaaS-only-model kunnen we al deze informatievragen beter omzetten naar integrale informatieproducten, die zijn ontwikkeld in een multidisciplinaire samenwerking. Verder speelde bij het aanbieden van self-service GIS mee dat er er jonge medewerkers, vaak trainees, instromen die net waren afgestudeerd en al kennis hebben van ArcGIS Pro. Zij willen niet ontzorgd worden in het produceren van informatieproducten en analyses, maar wel als het gaat om de toegang tot data. Vandaar dat we hier vanuit het DataLab op hebben ingespeeld."

Voordelen SaaS-only

Voor gemeente Emmen zijn Esri en de ArcGIS-producten dus niet onbekend. "Zoals gezegd werken we al langer met onder andere ArcGIS Pro en ArcGIS Online. Apps en interactieve kaarten zijn onmisbaar om de informatie uit geografische data toegankelijk te maken. Gebruikers hebben als het gaat om kaarten in een oogopslag een beeld van de situatie, bijvoorbeeld woningen of verkeer in de gemeente, maar ook een erfgoedkaart of een overzicht van strooiroutes in Emmen. Dat inzicht en overzicht vormen de kracht van de kaart. Om onze IT-mogelijkheden te vergroten en ons GIS-aanbod te verbreden, zijn we dus destijds met Esri rond de tafel gaan zitten over het SaaS-only-model. Momenteel zijn we dus bezig met de implementatie ervan. De voordelen van een Software-as-a-Service-model is dat softwaretoepassingen letterlijk als een service online worden aangeleverd en 24/7 beschikbaar zijn. We hoeven dus zelf geen servers te laten draaien, hoeven geen back-ups in te regelen, hoeven geen data op te slaan en netwerkpaden in te richten. Ook updates worden automatisch verzorgd. Het beheer wordt conform de afgesloten abonnementen uitgevoerd door Esri. Alles, waar nodig, brengen we onder in de cloud, waardoor data en services op basis van licenties via verschillende devices overal toegankelijk zijn voor onze afnemers. Binnen één omgeving kunnen ze zoeken naar de gewenste data, die we bovendien hebben voorzien van de juiste meta-informatie. Belangrijk om te vermelden, is dat we weliswaar het beheer deels uitbesteden, maar dat we wel zelf de regie behouden", aldus Harry.

Migratie en beveiliging data

Harry vervolgt: "Momenteel werken we ernaartoe om al onze geografische datasets in de cloud aan te bieden. We zijn druk bezig met dit omvangrijke migratieproces. Daarbij zijn we het hele ETL-proces opnieuw aan het vormgeven. Dat vergt veel tijd, maar gaat ons veel opleveren.  De verwachting is dat eind 2025 het grootste deel is overgezet. Daarbij kijken we uiteraard kritisch naar privacyvraagstukken. Het opslaan van privacygevoelige informatie in de cloud is een aandachtspunt. Daar zullen we voorzichtig mee moeten zijn. Daarnaast zien we dat het juridische aspect in de huidige geo-politieke wereld hoger op de agenda is gekomen. Al deze issues vragen om aandacht. Door een geïntegreerde aanpak op het gebied van security proberen we hier goed en zorgvuldig mee om te gaan."

IT-oplossingen die waarde hebben

Harry vertelt verder: "We zien IT en specifiek het SaaS-only-model als een goede investering waarmee we medewerkers intern, maar ook inwoners van onze gemeente beter en efficiënter van dienst kunnen zijn. Ook hebben we frequent contact met onze voornaamste GIS-gebruikers binnen de organisatie, zodat we hen kunnen voorzien van de benodigde kennis, maar ook dat we beter kunnen voldoen aan de data-behoeften. Zogezegd werken we aan IT-oplossingen die waarde hebben voor onze gemeentelijke organisatie. Een goed voorbeeld daarvan is de pilot met een Digital Twin die we momenteel uitvoeren om hiermee zelf kennis en ervaring op te doen, te kijken wat het onze organisatie kan opleveren en welke toepassingen gemeentelijke teams gezien voor hun eigen werkprocessen. Deze Digital Twin ontsluiten we in de cloudomgeving van ArcGIS, ofwel: via SaaS. Al met al verschaft het SaaS-only-model ons nieuwe inzichten, IT-mogelijkheden, tijdsbesparingen en als mooie bijvangst minder kosten."