Op pad met…. Martijn Pellegrom van de gemeente Wageningen

Hoe wordt GIS binnen organisaties ingezet? Dat bekijken we via deze rubriek. Deze keer gaan we op pad met (inmiddels oud-medewerker) Martijn Pellegrom, geo-informatie adviseur bij de gemeente Wageningen. In enkele vragen deelt hij zijn ervaringen op het signaalafhandeling-systeem én geeft hij tips aan andere gemeenten. “Het voordeel van de locatie-aanpak is dat we nu meldingen integraal met projecten kunnen oppakken. Veel efficiënter.”

Een signaalafhandeling-systeem

Gemeenten krijgen vanuit allerlei hoeken signalen over het grondgebied. Het is steeds lastiger om het overzicht te bewaren. Signalen vanuit het zaaksysteem, terugmeldingen over basisregistraties, bouw gereed meldingen, besteks-meldingen, meldingen vanuit www.verbeterdekaart.nl, meldingen via www.verbeterdebuurt.nl, via interne e-mails, via andere systemen, via Twitter en alles komt op een andere manier binnen. Alleen door ze op de kaart te plotten wordt er overzicht mogelijk. Kostenreductie bereik je door signalen te bundelen op basis van de locatie en door een standaard afhandeling van signalen in één systeem.

1. Waarom is het handig om een signaalafhandeling-systeem te hebben?

 “In onze voorbereidingen voor het beheer van de BGT ontstond de wens voor een systeem waar data op basis van locatie wordt opgeslagen. Dit was nodig om ervoor te zorgen dat de mutatieverzoeken vanuit het Beheer Openbare Ruimte (BOR) en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) naar de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de verdere afhandeling in deze keten overzichtelijk geregistreerd zouden worden. Tegelijkertijd bouwden we samen met Esri Nederland onze geo-architectuur op. Esri Nederland was bezig met verschillende testen om ‘signaalafhandeling’ mogelijk te maken in ArcGIS Online. In dit project hebben we goed samengewerkt en van elkaar geleerd. Het besef ontstond dat deze inrichting ook zou kunnen werken voor onze Meldingen Openbare Ruimte (MOR). Met een eisen- en wensenlijstje zijn we vervolgens aan de slag gegaan. Inmiddels hebben we het Signaalafhandeling-systeem nu sinds de zomer in productie."

2. Hoe hebben jullie het signaalafhandeling-systeem met ArcGIS ingericht?

 “We hebben een ArcGIS Enterprise (ArcGIS Server) bij ons geïnstalleerd die ook via internet bereikbaar is. We hebben een 5-tal apps gemaakt op basis van ‘home-made’ web services."

• Het geo-formulier dat gebruikt mag worden voor het aanmaken van meldingen.
• Een overzichtskaart voor inwoners. Deze overzichtskaart toont een beperkte set aan attribuutinformatie - bv geen persoonsinformatie - en is beveiligd.
• Een overzichtskaart voor behandelaars. Deze overzichtskaart bevat een aantal filters waardoor inzicht krijgen eenvoudig is.
• Een dashboard. Dit is ingericht voor managers om te kunnen monitoren hoe de afhandeling verloopt en of meldingen evenredig verdeeld worden. 
• Een afhandel-app voor behandelaren binnen de gemeente. Zij zijn geautoriseerd om een aantal attributen aan te passen (onder meer status, onderwerp, behandelaar, opmerkingen).

De volgende app is voor behandelaren binnen de gemeente. Zij zijn geautoriseerd om (in een aantal attributen) aanpassingen uit te voeren (status, onderwerp, behandelaar, opmerkingen). Op een interne server draaien een aantal actualisatie- en mailingscripts. Deze scripts zorgen onder meer voor: 

• Het invullen van een datum bij een statuswijziging.
• Het opschonen van de overzichtskaart (14 dagen na afhandeling worden meldingen geautomatiseerd verwijderd van de overzichtskaarten).
• Het versturen van een reminder naar behandelaars, enkele dagen voor het verstrijken van de behandeltermijn.
• Het versturen van e-mails naar de melders (mits zij ervoor hebben gekozen op de hoogte te willen blijven). Deze berichten geven hen een ontvangstbevestiging of een statuswijziging door. Zo worden ze actief bij het afhandelproces betrokken.

3. Wat heeft het nieuwe signaalafhandeling-systeem veranderd? 

“In tegenstelling tot het vorige systeem, werken we nu vanuit de kaart en dus op basis van locatie. Het voordeel hiervan is dat we meldingen kunnen combineren met de projectenkaart, zodat zaken integraal opgepakt kunnen worden. Dat is veel efficiënter. Daarnaast zijn ruimtelijke trends beter waarneembaar, wat handig is voor het ontwikkelen van het beleid.

Een ander voordeel is  de grote flexibiliteit in de inrichting van het signaalafhandeling-systeem. Dit geldt voor de apps, de basiskaarten, de classificaties, de symbolen, het datamodel, bijlagen toevoegen, de inhoud van de te versturen e-mails, et cetera. Zo konden we het volledig volgens onze wensen inrichten.

Het systeem zelf is opgebouwd met technologie die we al in huis hadden en is geschikt voor elk device. Wel is onze geo-architectuur aangepast, volgens de doelen van onze geo-strategie. Bovenal staat de inwoner voor ons centraal. Door de flexibele inrichting van het signaalafhandeling-systeem kunnen we eenvoudig op hun behoeften inspelen. Onze inwoners kunnen nu eenvoudig meldingen doen en worden actief bij het proces betrokken.  We hebben een transparant systeem in handen.”

4. Wat zijn de tips voor andere gemeenten die hiermee aan de slag willen? 

“Ik zou andere gemeenten en organisaties vooral mee willen geven dat een uitgebreide testfase belangrijk is. Wij zijn voor een geleidelijke opbouw gegaan en hebben de ontwikkelingen bij herhaling intern en extern getest. Het is goed om het systeem met regelmaat te toetsen aan de functionele wensen. Zorg dat je goed op de hoogte bent hoe verschillende elementen samenwerken. Omdat vooral de scripts vrij technisch zijn is het verstandig, als je deze zelf niet schrijft, je goed te (laten) informeren over de opbouw en deze goed laten documenteren. Daarnaast is het goed om je te realiseren dat er technisch gezien weinig tot geen beperkingen zijn.”