Wanneer het bewerken van ingestuurde surveys een vereiste is in het werkproces kan gebruik gemaakt worden van de inbox functie. Het gaat dan niet alleen om surveys die onder je eigen naam zijn ingestuurd, maar ook om surveys ingestuurd door andere gebruikers of van een ander device! De Survey123-inbox werkt op een soortgelijke wijze als een e-mail inbox. De inbox wordt gevuld met ingestuurde surveys die bekeken of geupdate kunnen worden.

Gecombineerd met de optie om een inbox filter in te stellen en het ruimtelijk kunnen filteren van de surveys is de inbox tool een zeer krachtig hulpmiddel. Om de surveys herkenbaar weer te geven is ook het gebruik van de instance name aan te raden. Bekijk de werkwijze hieronder.

Inschakelen inbox functie in Survey123
Het inschakelen van de inbox in Survey123 Connect is een eenvoudige handeling. Het configureren van het filter en instance name vergt wat meer moeite. In het onderstaande voorbeeld wordt de werkwijze uitgelegd aan de hand van een voorbeeld.

In de survey is een veld ‘status’ opgenomen waar een gebruiker onder andere kan kiezen om de status van de survey op ‘Formulier klaar voor controle’ te zetten zoals in de afbeelding hieronder.

In het werkproces is het noodzakelijk dat alle surveys die door een bepaalde medewerker zijn ingestuurd en de status ‘Formulier klaar voor controle’ hebben worden gecontroleerd. We gaan de inbox op basis van die informatie configureren.

Open de survey waarop de inbox moet worden ingesteld in Survey123 Connect. Klik op de Settings tab, daaronder op inbox en selecteer onder inbox mode de optie ‘Enabled – The inbox folder will be available for this survey’ om de inbox in te schakelen. 

Om ervoor te zorgen dat de juiste surveys in de inbox terug te vinden zijn kan een inbox filter ingesteld worden. Onder de optie om de inbox in te schakelen is zojuist een nieuw invoerveld verschenen waar een expressie kan ingevoerd kan worden. Voor het voorbeeld is dat de expressie in de afbeelding hieronder.

Uitleg expressie: De expressie bevat 2 voorwaarden. Het veld ‘status’ moet gelijk zijn aan ‘controle’ en het veld ‘naam’ moet de naam ‘Tim Koetse’ bevatten.

Om de surveys in de inbox ook ruimtelijk te kunnen filteren kan het spatial filter ingeschakeld worden. Deze optie is te vinden onder het inbox filter. Zet het spatial filter menu op ‘Enabled – Spatial filter applied when Map view is visible’.

Ingestuurde surveys komen nu in de inbox terecht wanneer ze voldoen aan de voorwaarden in het filter. Daarnaast kunnen de surveys gefilterd worden op hun locatie in de Survey123-app. Om de surveys in de inbox herkenbaar weer te geven stellen we als laatste de instance name in:

• Open het Excel formulier van de survey en activeer de settings tab.
• Voer in de kolom instance name in hoe de surveys in de inbox weergegeven moeten worden. In de afbeelding hieronder is een expressie te zien die ervoor zorgt dat je de naam van de instuurder en de instuurdatum ziet.

De voorbeeld expressie is opgebouwd uit de volgende elementen:

Concat(‘tekst’,${veldnaam}): Voegt verschillende tekst strings samen tot een tekst. Tekst staat tussen aanhalingstekens en de stukken tekst worden gescheiden door een komma. Velden uit de survey kunnen worden opgenomen in de concatenate functie.

Format-date(&{datumveld}, ‘%Y-%m-%d’): De format date functie regelt hoe de datum getoond wordt uit het datumveld uit de survey. In dit geval dus in de volgorde Jaar-Maand-Dag.