Best practices om te voorkomen dat een item en/of data in ArcGIS Online wordt verwijderd

ArcGIS Online gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van het ArcGIS Online portaal. Dit betekent dat je als gebruiker eigenaar bent van je eigen items en data. Als een item en/of data in ArcGIS Online (perongelukt) wordt verwijderd dan is deze permanent verwijderd en kan niet meer hersteld worden.  ArcGIS Online heeft namelijk geen “prullenbak” mogelijkheid waar verwijderde items uit gehaald kan worden.

Om te voorkomen dat items en/of data verwijderd wordt zijn er enkele best practices die geïmplementeerd kunnen worden om data te beschermen.

1. Gebruik delete protection

Alle items in ArcGIS Online hebben de ‘delete protection’ optie. Deze kan aangezet worden via het tabje ‘Instellingen’ op de item detail pagina.

Notitie: Delete protection kan ook voor webmaps, apps, feature layers worden aangezet. Weet dat als webmaps, webapps etc verwijderd deze permanent verwijderd zijn. 

Onder instellingen staat het volgende:

2. Maak back-ups van data op hosted feature layers

Het maken van back-ups is vooral belangrijk bij hosted feature layers die vaak bewerkt worden door meerdere gebruikers binnen een ArcGIS Online organisatie. Deze data kan lokaal opgeslagen worden.

Notitie: Mochten er ook nog bijlagen aan de hosted feature layer zijn toegevoegd dan worden deze met onderstaande stappen niet meegenomen in een back-up. Volg dan de stappen via https://support.esri.com/en/technical-article/000012232

1. Navigeer naar het item via de Content tab in ArcGIS Online

2. Klik, in de item details van de hosted feature service, op Gegevens exporteren en selecteer een data format (bijvoorbeeld fgdb). 

3.  In ArcGIS Online wordt het bestand opgeslagen onder de tab Content. Via de item details is het mogelijk om dit bestand te downloaden en lokaal op te slaan.

Zie ook: Hoe kan ik bestanden downloaden van ArcGIS Online en deze lokaal opslaan?

Notitie: Voor het maken van een back-up van webmaps, webscenes of apps kan je een kopie opslaan. Let wel op dat deze kopie een nieuw item-id heeft.

3. Vermijd het maken of gebruiken van kopieën van lagen in een Map Viewer of ArcGIS Pro

Weet dat kopieën, duplicaten of weergaves van hosted feature layers altijd verwijzen naar de data op de originele laag (source data). Als een gedeelte van de data in een kopie, duplicaat of weergave van de laag wordt verwijderd dan worden deze data ook op het origineel verwijderd.

Mocht je een kopie willen maken zonder dat deze verwijst naar de originele laag dan kan dat:

• In ArcGIS Online of ArcGIS Pro door de data van de export (zie bovenstaande stappen bij de back-up) te uploaden
• In ArcGIS Pro een kopie maken van de data via de tool ‘Feature Class to Feature Class’

Naast bovenstaande best practices zijn er nog enkele andere suggesties om te voorkomen dat items en/of data verwijderd wordt:

• Vermijd het delen van wachtwoorden
• Geef niet te veel gebruikers een ‘Beheerders’ rol binnen de ArcGIS Online organisatie: Beheerders hebben veel meer rechten dan andere gebruikers en kunnen items binnen de ArcGIS Online organisatie verwijderen (ondanks dat zij geen eigenaar zijn van het item).
• Gebruik duidelijke benaming van services die (veel) gebruikt worden: Noem bijvoorbeeld een service die in productie is en door veldwerkers gebruikt wordt geen test_service_5.
• Bedenk met wie en hoe je een hosted feature layer deelt, welke velden bewerkbaar zijn en welke bewerkingsrechten zijn ingesteld

Meer informatie:

• Hoe kan ik bestanden downloaden van ArcGIS Online en deze lokaal opslaan?https://www.esri.nl/nl-nl/support/technische-artikelen/arcgis-online/hoe-kan-ik-bestanden-downloaden-van-arcgis-online-en-deze-lokaal-opslaan
• Prevent Accidental Deletion of Items from ArcGIS Online https://www.esri.com/about/newsroom/arcwatch/prevent-accidental-deletion-of-items-from-arcgis-online/
• How To: Download attachments from a hosted feature service https://support.esri.com/en/technical-article/000012232